O que é BPMS e como ele ajuda na gestão de processos da sua empresa?

Administrar uma empresa de forma eficiente não é uma tarefa tão simples. Afinal, são diversos processos a serem controlados que, quando não acompanhados adequadamente, podem levar a erros que impactam de forma direta nos resultados. Por esse motivo, é importante entender o que é BPMS e como funciona.

Isso porque, por meio desse tipo de sistema, é possível tornar as atividades do negócio mais organizadas, ágeis, entre outros benefícios que podem representar um diferencial significativo para a organização. Quer conhecer melhor sobre essa ferramenta? Então, continue a sua leitura!

O que é BPMS?

O Business Process Management System (BPMS), ou Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio, trata de um conjunto de ações com a finalidade de aprimorar de maneira contínua as atividades de uma empresa. Isso é feito por meio da integração das estratégias às metas e aos objetivos definidos.

Além disso, pode ser usado para analisar, estabelecer, executar e monitorar a gestão dos processos, o que vai gerar o aumento da qualidade dos serviços e a competitividade do negócio.

Entre as fases que compõem o sistema BPMS, podemos apontar o mapeamento e a padronização, a otimização dos procedimentos, entre outras tarefas. Essas práticas, portanto, elevam o desempenho, identificam as melhores chances, minimizam os riscos e custos, geram eficiência da equipe, entre outros resultados positivos.

Qual é a diferença entre BPMS e BPM?

Ao falar das principais diferenças entre o BPMS e o BPM, podemos salientar que o BPMS se trata do sistema, enquanto o BPM representa o método que ele auxilia a aplicar.

Sendo assim, o BPM é a metodologia usada pela companhia para identificar e melhorar os processos, e a ferramenta BPMS é utilizada para ativar esse conceito, tendo em vista tratar-se da tecnologia que viabiliza a automatização do gerenciamento de processos. Por meio do emprego desse recurso, é possível automatizar todo o fluxo de atividades e os dados encontrados ao longo do mapeamento executado.

Qual é a finalidade da ferramenta?

Entre os objetivos do BPMS, está o de tornar os processos mais ágeis e eficientes, além de contribuir para que os padrões, as responsabilidades e os resultados esperados sejam alcançados. Isso ocorre pelo fato de a solução apoiar os colaboradores na busca pela entrega de tarefas mais assertivas e otimizadas por meio da automatização.

Quais são as principais atividades desenvolvidas por um software BPMS?

O BPMS é responsável por registrar as etapas e o fluxo de atividades, assegurando que a realização das tarefas respeite o que foi definido no mapeamento da organização e automatizado pela ferramenta.

Também monitora a sequência de realização, possibilitando que as tarefas sejam feitas em conformidade com os padrões. Assim, evita que fases importantes fiquem para trás, mantendo a qualidade e a padronização estipuladas. Entre as principais aplicações do BPMS, estão:

  • atualização dos status dos processos;
  • envio de mensagens de acompanhamento das atividades;
  • registro de autorizações;
  • avisos sobre problemas;
  • notificações a respeito de atrasos;
  • identificação de falhas;
  • análises de relatórios e indicadores;
  • estabelecimento de medidas corretivas para reduzir os prejuízos e demais problemas.

Com essas funcionalidades, o tempo de interferência humana nos procedimentos e na execução das atividades é minimizado, o que leva à otimização dos recursos humanos, além do impedimento de erros cometidos por novos funcionários.

Quais são as principais vantagens da ferramenta?

A implementação do BPMS na empresa pode gerar diversos benefícios. Mas é importante ressaltar que essas vantagens vão surgindo no decorrer do tempo. Entre as principais melhorias proporcionadas pela ferramenta, estão:

  • aumento da produtividade;
  • eficiência na comunicação interna;
  • transparência nos processos,
  • melhora da qualidade dos serviços executados;
  • eficácia no controle das atividades;
  • engajamento dos integrantes da equipe;
  • disponibilização dos indicadores de desempenho;
  • automatização e informatização dos processos;
  • eliminação ou redução do número de retrabalhos;
  • diminuição dos custos relacionados às operações;
  • agilidade na aquisição de melhores resultados;
  • tomada de decisão mais acertada;
  • aumento da segurança e maior proteção das informações.

Vale ressaltar que, quando o assunto é a segurança dos dados, a automação dos processos tem suas possibilidades de proteção elevadas por meio da criptografia. Então, não há dúvidas da importância desse benefício também proporcionado pela ferramenta.

Como fazer a escolha do BPMS ideal para a empresa?

Existem várias ferramentas disponíveis no mercado, sendo que algumas empresas atuam em ramos determinados. Por esse motivo, é necessário conhecer os pontos que precisam ser avaliados e, assim, acertar na escolha no sistema mais adequado às demandas da organização.

Veja, a seguir, as principais funcionalidades que devem ser observadas no momento da escolha!

Mecanismo do fluxo de trabalho

Delega as atividades a diferentes responsáveis pelo processo, comunicando as informações entre os membros do time. Em geral, esse fator pode realizar qualquer sequência arbitrária de fases ou atividades, usando como fundamento o fluxo dos processos.

Métricas do processo

Reúne informações relacionadas ao desempenho das operações, como o tempo de fila das atividades, o período de ciclo de recursos, as tarefas em atrasos e demais, além de disponibilizar itens de relatório básicos referentes a esses dados.

Depósito de procedimentos

Oferece um local centralizado para arquivar, organizar e acessar os processos e demais documentos — por exemplo, widgets e controle. Nesse caso, é importante que todos os arquivos sejam categorizados por meio de um diagrama que retrata as tarefas realizadas manualmente e, também, pelo sistema.

Integração do sistema

Essa função é responsável por integrar os dados de outras ferramentas, como softwares e aplicativos, ao processo.

Além desses critérios, outra prática relevante para escolher o melhor sistema BPMS é fazer uma boa pesquisa a respeito dos fornecedores, bem como as soluções oferecidas. Para isso, é preciso avaliar a experiência no mercado, as recomendações de outros clientes, o suporte oferecido e outros pontos que podem gerar a segurança adequada para a tomada de decisão.

Agora que você já sabe o que é BPMS, como funciona e as suas finalidades, fica mais fácil entender de que forma ele é essencial no gerenciamento de projetos de uma empresa. E mais: de que maneira contar com um sistema de gestão integrado pode contribuir nesse processo.

Isso porque, como foi visto no decorrer do artigo, o BPMS disponibiliza várias funcionalidades que a organização pode utilizar e alinhar às suas operações como forma de atender a todas as suas demandas. Dessa forma, você melhora a qualidade das atividades executadas e usufrui das demais vantagens capazes de tornar o negócio mais competitivo.

Quer saber como o FoccoERP, solução completa de gestão da Focco, pode auxiliar nesse processo? Então, entre em contato agora mesmo e solicite uma demonstração!

E-book - ERP: Crescimento exponencial para sua empresa - Baixe grátis

Deixe um Comentário

Comece a digitar e pressione Enter para pesquisar

custos logísticos - foto panorâmica do armazém de uma indústriagiro de estoque na indústria - armazém com diversas caixas em estoque