Capacidade de ERP: como saber se você está usando toda a potência do seu software?

Com tantas ideias inovadoras cada vez mais disponibilizadas no mercado, não há dúvidas sobre a importância da tecnologia como forma de aprimorar os processos, entregar um serviço de qualidade, garantir a satisfação dos clientes e se diferenciar no mercado. Para isso, é necessário que você entenda se está utilizando toda a capacidade de ERP implementado no seu negócio.

Isso porque o ERP, sigla de Enterprise Resource Planning, é uma excelente ferramenta para o aprimoramento da gestão das operações da organização. Ele auxilia no controle e na integração de todos os dados e informações da empresa, simplifica o cumprimento das obrigações que fazem parte do dia a dia. Além disso, auxilia a administrar as finanças e demais funcionalidades relevantes para a tomada de decisão acertada e contribui para o desenvolvimento da companhia.

Para ajudar você a analisar se está usufruindo ao máximo do recurso adotado, elaboramos este conteúdo com algumas dicas. Acompanhe!

Realize um diagnóstico preciso da ferramenta

Esse diagnóstico deve ser realizado com o intuito de identificar se toda a capacidade está sendo aplicada de forma a contribuir para o pleno funcionamento, a continuidade e o sucesso do negócio. A principal finalidade dessa prática é mensurar a usabilidade nos processos. Entre as questões que podem ser observadas nesse momento, estão:

  • se existem outros sistemas na empresa que estejam integrados ao ERP;
  • o nível de personalização existente;
  • o tipo de infraestrutura do setor de TI e como anda a sua atuação na prática;
  • se a quantidade de usuários é suficiente para suprir todas as demandas;
  • se todos os processos administrativos e operacionais estão sendo gerenciados e processados da forma como é esperado.

Ao realizar essa análise, fica mais fácil entender as falhas e necessidades de correção, constatando se o ERP está sendo usado com toda a capacidade oferecida.

Observe a integração dos sistemas

A interação é um aspecto bastante relevante quando o assunto é capacidade de ERP e sua eficiência operacional. Isso porque muitas companhias acabam fazendo o uso de outros sistemas para auxiliar na administração dos mais variados aspectos do negócio. Entre eles, está o Customer Relationship Management (CRM), por exemplo.

Manter uma integração eficiente entre essas soluções e o ERP exclui a necessidade da inserção de dados mais de uma vez. Por isso, reduz erros e facilita o acesso por colaboradores dos mais diversos setores devido à centralização.

Ou seja, ter sistemas integrados propicia uma visibilidade ampla e unificada das informações. Isso permite que as melhores decisões sejam tomadas com base em registros precisos.

Identifique lacunas

Os erros podem existir em certo momento das operações, o que cria problemas de entendimento, interpretação e tomada de decisão. Para impedir que isso aconteça, uma boa observação também é capaz de entender quais são as principais lacunas e como elas estão influenciando nos resultados do negócio, seja na produção, seja na comunicação, no atendimento ao cliente, na entrega, nas vendas, no controle de estoque e demais.

Após essa identificação, fica mais fácil implementar as medidas mais acertadas para solucionar e eliminar essas lacunas. Assim, a análise pode ser feita por meio da identificação de qual funcionalidade do ERP não está sendo usada da forma como deveria. A partir disso, é definido o que pode ser feito para que ele se torne mais eficiente e atue diretamente na resolução das falhas em questão.

Elabore um plano de ação para aperfeiçoamento

Ao contar com um bom sistema ERP, é possível excluir a necessidade do uso de planilhas e reduzir a utilização de arquivos físicos. Assim, as informações ficam seguras, evitando que transtornos façam com que elas se percam com o decorrer do tempo ou sejam acessadas por pessoas não autorizadas.

Caso essa função não esteja sendo efetivamente realizada, é essencial desenvolver um plano de ação para a adequação ou contratação de novas funcionalidades que atendam a esse tipo de demanda, ou que gerem melhorias no que já é executado. Além disso, também é preciso averiguar se todas as práticas propostas pela ferramenta foram adotadas conforme o orientado.

Defina indicadores para acompanhar os resultados

Para entender se toda capacidade do ERP contratado está sendo aplicada no negócio e tomar as principais medidas para fazer com que isso aconteça, é preciso monitorar os resultados.

O ideal é contar com os indicadores de desempenho mais adequados para essa prática. Isso porque eles ajudam a mensurar se os processos estão sendo executados com um padrão de desenvolvimento de excelência.

Caso alguma intercorrência seja identifica, será possível propor uma solução para que as expectativas sejam atingidas.

Estabeleça um roteiro para a melhoria frequente do ERP

Depois da fase inicial de implementação, deve-se averiguar se o recurso está entregando resultados compatíveis com sua funcionalidade e capacidade. Nesse caso, é importante ir avaliando o sistema de acordo com os objetivos e as metas do negócio, mediante um roteiro bem elaborado para a promoção de melhorias e evolução constante do sistema.

Isso leva a um grau de aceitação muito maior, à otimização dos processos e à eficiência operacional. Afinal, fica muito mais fácil compreender de que forma o ERP pode colaborar de forma positiva para a companhia.

Verifique se os colaboradores estão preparados para o uso da tecnologia

As mudanças ocorridas pela inserção da tecnologia atingem todos os ramos de atuação. Portanto, é preciso analisar se os colaboradores do negócio estão sabendo usar a ferramenta de forma adequada.

Afinal, todos os integrantes da equipe precisam ter em mente quais são as vantagens propostas pelo sistema. Ou seja, como ele pode tornar o ambiente de trabalho mais eficiente e produtivo, quais as principais dificuldades nesse processo e o que deve ser feito para que todas as funcionalidades disponíveis sejam aproveitadas.

Agora que você já sabe como identificar se toda a capacidade de ERP está sendo usada na empresa, o ideal é escolher uma ferramenta desenvolvida por uma empresa de confiança, com experiência no mercado. Esse cuidado pode fazer toda a diferença e garantir que ele seja atualizado com frequência.

A Focco é especialista em gestão e disponibiliza as melhores práticas de gerenciamento ao mercado, com o objetivo de atender às necessidades dos seus parceiros, disponibilizando uma tecnologia de ponta.

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