Backoffice para distribuidoras: qual a importância para o seu negócio?

Backoffice são todos os departamentos “invisíveis” que trabalham para manter uma empresa funcionando, mas sem fazer contato direto com o cliente. Já o frontoffice funciona de forma contrária, ou seja, é tudo aquilo que lida diretamente com o público.

Para uma distribuidora, que é a grande responsável pelo elo entre indústria e varejo, o backoffice é ainda mais relevante. Isso porque ele abrange o setor operacional e todas aquelas áreas que são decisivas ao sucesso desse tipo de negócio: administrativo, logística, financeiro, gestão de pessoas e outras.

Então, agora que já sabemos o básico sobre backoffice, que tal nos aprofundarmos mais no assunto?

O que é backoffice?

Na tradução livre, backoffice significa “parte de trás do escritório”. Conhecido também como retaguarda, leva esse nome por estar relacionado a tudo que não têm uma interface direta com os clientes. 

Apesar da terminologia ser clara, ela pode remeter a algo com uma certa coadjuvância; mas aqui é preciso ter atenção. Estar por trás de um negócio não necessariamente é menos importante do que estar à frente dele. 

É o backoffice que ajuda a garantir que as metas da empresa sejam atingidas, além de cuidar dos processos anteriores à entrega de um produto ou serviço.

No caso das distribuidoras, ele é o verdadeiro protagonista, uma vez que confere melhorias ao funcionamento geral do negócio e otimização de seus lucros.

Como funciona em distribuidoras?

O backoffice tem o objetivo de suportar sistemas, operações e setores que não necessariamente são aqueles com os quais os clientes entram em contato. 

No caso das distribuidoras, esse apoio ganha ainda mais destaque, pois é bem nessas demais operações que se encontra o coração do negócio. Você conseguiria imaginar uma empresa do ramo sem departamento logístico e financeiro, ou seja, sem poder entregar produtos e receber por eles? Impossível, não é?

Vale ressaltar que a má gestão do backoffice também pode resultar em uma diminuição da rentabilidade do negócio. Em outras palavras, ele pode ser um poderoso aliado para melhorar os resultados e o desempenho da sua distribuidora, além de contribuir para a inovação do modelo de negócio e do ambiente empresarial.

Qual a importância do backoffice na gestão para distribuição?

Um dos pontos mais relevantes quando falamos em gestão para distribuição é a importância que o backoffice têm para esse tipo de atividade. Diferentemente de outros setores, a distribuição se encontra bem no meio da cadeia de suprimentos, ligando indústrias e varejistas. Tendo isso em mente, conseguimos alcançar uma visão mais clara sobre a relevância de determinadas operações na empresa em detrimento a outras.

Tomemos como exemplo o departamento de logística e o seu protagonismo em uma empresa do ramo de distribuição. É crucial que todas as áreas funcionem bem e em sincronia. No entanto, se em uma empresa do tipo não existir um departamento que cuida da logística, perde-se o significado da natureza do negócio.

Para fazer com que várias áreas e operações se complementem, o backoffice exige uma gestão integrada, com um olhar específico para suas questões.

Por que investir na gestão integrada do backoffice?

Apesar de sua complexidade e características singulares, a gestão do backoffice é uma alternativa que pode proporcionar muitos avanços à empresa. Agora, vamos detalhar um pouco mais os benefícios de uma gestão adequada do backoffice. Continue conosco!

Minimiza prejuízos

Uma gestão para distribuição que baseia suas decisões a partir dos inputs do backoffice está menos suscetível a possíveis prejuízos. Imagine que aconteça alguma falha de comunicação com o varejista durante o atendimento e, ao mesmo tempo, uma pane no seu departamento financeiro que está impedindo a emissão de notas fiscais.

Com um backoffice alinhado, as falhas serão minimizadas. Isso porque é tarefa desses departamentos “estarem por dentro” de tudo o que acontece na empresa e, assim, garantir a coesão entre todas as trocas de informações.

Antecipa riscos

Vamos considerar o mesmo exemplo dado anteriormente. Da mesma forma que a gestão integrada do backoffice é capaz de reduzir riscos, é também capaz  de antecipá-los. Isso se deve ao seu poder de uniformizar todos os dados e processos pertencentes a um negócio, mostrando-se, mais uma vez, indispensável para a organização.

Torna os processos mais transparentes

Transparência é uma palavra fundamental quando o objetivo é atingir resultados satisfatórios. Uma gestão que possui uma visão ampla do próprio negócio também tem mais possibilidades de sucesso durante e depois das tomadas de decisão.

Por promover a coerência entre todas as áreas, processos, sistemas e departamentos, o backoffice integrado permite essa visibilidade e diminui as prováveis barreiras que podem existir para o desenvolvimento de um negócio.

Soluciona e evita problemas

Segundo o site Dicionário Financeiro, controle de qualidade é “uma medida adotada nas organizações visando a melhoria e a padronização de seus processos, assegurando a qualidade de seus produtos ou serviços”.

Sendo assim, podemos comparar a gestão do backoffice a um “controle de qualidade”, por ter a função não apenas de minimizar cenários inesperados, como também de promover respostas positivas e evitar as negativas. 

Quais as vantagens de automatizar o backoffice na gestão para distribuição?

Em uma distribuidora, a gestão integrada e o backoffice devem caminhar juntos. Desse modo, a tecnologia se faz essencial para evoluir as atividades e deixar aquelas que são manuais para trás.

Um sistema integrado de gestão empresarial, ou ERP (Enterprise Resource Planning), entrega um dos principais atrativos para o backoffice, que é a possibilidade de automatizar a gestão.

A partir do momento que se implementa um sistema ERP em uma distribuidora, não é só o backoffice que ganha, mas o negócio como um todo:

  • Tarefas operacionais mais inteligentes
  • Integração de sistemas
  • Ganho de tempo
  • Diminuição de desperdício e otimização de recursos
  • Centralização de informações
  • Segurança de dados

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