Programa de gerenciamento de empresa: controle o fluxo de caixa

Um programa de gerenciamento de empresa, mais conhecido como ERP, ajuda a organizar qualquer negócio de maneira efetiva. Ele é capaz de integrar setores, ajudar nas operações e garantir o controle financeiro dos recursos representados pelo fluxo de caixa de uma indústria.

Neste post mostraremos a você como o ERP funciona na prática. E quais operações ou controles são possíveis a partir de seu uso. Além disso, abordaremos as vantagens e funcionalidades relacionadas diretamente a um fluxo de caixa bem monitorado. Bem como os principais erros cometidos pelas empresas. Continue a leitura e tire suas dúvidas!

Como funciona o programa de gerenciamento de empresa?

Os ERPs são sistemas internos, utilizados pelas empresas para fazer com que todos os seus setores funcionem de maneira interligada. Na prática, o que eles fazem é permitir e viabilizar a comunicação entre todos os departamentos de uma organização. No curto prazo, isso se traduz em mais possibilidades de ganhos em escala.

Esses ganhos se apresentam na forma de redução de custos e na eliminação de retrabalhos, entre outras tarefas. Ao serem desempenhadas sem o gerenciamento de um ERP, elas obrigam a marca a gastar mais tempo e dinheiro — além de recursos humanos.

Quais são suas funções?

Um ERP industrial apresenta diversas funções, mas uma das principais é padronizar os registros contábeis dentro da companhia. Nesse caso, todas as operações só poderão ser inseridas por pessoas autorizadas.

Um analista de produção, por exemplo, não tem autorização para realizar lançamentos dentro do sistema contábil. Da mesma forma, um analista contábil não tem como efetuar qualquer lançamento de operação da área produtiva.

No mesmo sentido, níveis de autoridade também são definidos, permitindo que limites de valores sejam estabelecidos. Assim, apenas um chefe de departamento, por exemplo, tem autonomia para realizar lançamentos de alto valor. Nesse caso, tal quantia é definida por empresa, de maneira individual.

Quais transações e controles um ERP faz?

Um programa de gerenciamento controla o fluxo de caixa. Além de gerenciar todos os registros de operações que demandam (ou vão demandar) desembolsos por parte de um negócio. Parte da área produtiva passa pelo setor administrativo e chega até o contábil ou financeiro.

Ao definir os usuários e seus níveis de autoridade, fica simples mapear quem, quando e em quais circunstâncias os lançamentos foram realizados. Há, ainda, a garantia de que operações não autorizadas não possam ser realizadas por qualquer funcionário.

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Qual é o passo a passo para a realização do fluxo de caixa?

Lançar as receitas

Registre as vendas previstas para os próximos meses. Não se esqueça de que vendas à vista devem ser separadas das vendas a prazo. Assim, lembre-se de provisionar cada parcela dessas últimas.

Ressaltamos a relevância de evitar ser otimista demais nas provisões de receitas para você não ter surpresas negativas. Também considere sazonalidades, descontos e um percentual de inadimplência.

Realizar o lançamento das despesas

Da mesma forma como nas receitas, nesse momento é preciso provisionar todas as despesas que a empresa terá para os próximos meses. Algumas delas são:

  • compras;
  • aluguel;
  • salários;
  • contas de água, luz e internet;
  • gastos com comunicação.

Controlar os saldos de contas e conciliação

Mantenha o controle das contas que a empresa tem no programa de gerenciamento, tais como:

  • caixinha,
  • conta bancária,
  • poupança e outras.

Para cada receita e despesa registrada, é preciso dar referência à conta da qual o recurso vai entrar ou sair. Dessa forma, conciliar o acompanhamento dos saldos de contas e as movimentações bancárias é crucial para manter o fluxo de caixa dentro da realidade e atualizado.

Como ocorre o controle do fluxo de caixa no ERP?

Esse é um dos indicadores mais consistentes do negócio. Basicamente, devemos entendê-lo como um instrumento que trata da concretização de despesas e receitas da companhia em certo espaço de tempo. Com a missão de entregar uma visão ampliada de entradas e saídas de soluções financeiras.

Quando executado ostensivamente, o controle permite a previsão das contas empresariais com saldos positivos ou negativos em determinado período. Como consequência do domínio de todas as operações, o fluxo de caixa acaba por ser conduzido de maneira direta e funcional.

Isso acontece pelo fato de, ao autorizar um pagamento, o chefe de departamento ou diretor de uma empresa deixar claro para qualquer analista contábil que tenha acesso às informações que o fluxo de caixa já está afetado.

Controle evidencia falhas ou falta de recursos

Isso permitirá que antes mesmo de qualquer necessidade ou da falta de recursos financeiros, o fluxo de caixa já tenha uma projeção detalhada de entradas e saídas. São evidenciadas, assim, possíveis sobras ou faltas de recursos no curto prazo.

Tal prática constante viabiliza a procura de clientes e fornecedores para negociar melhores condições de recebimento e pagamento — muito antes de recorrer ao endividamento bancário, por exemplo.

O FoccoERP possibilita o cadastro de um plano de contas financeiro. Depois disso, conduz à geração de uma DRE para a organização com base no regime de caixa. Assim sendo, é possível complementar os dados da demonstração contábil — que é tem como base o regime de competência.

O programa de gerenciamento tem um papel importantíssimo para as companhias. Uma vez que ele permite o mapeamento de todas as tarefas, sendo elas operacionais ou não.

Quais são os principais erros de fluxo de caixa cometidos pelas empresas?

Saber gerenciar o fluxo de caixa é tão importante quanto ter um negócio rentável. Contudo, as empresas cometem alguns erros bastante comuns na hora de elaborar esse controle.

Alguns gestores fazem escolhas equivocadas, seja por desconhecimento da área financeira, seja por inexperiência. Isso compromete uma correta avaliação do fluxo de recursos do negócio e, por sua vez, seu bom gerenciamento.

Citamos aqui alguns dos principais erros de fluxo de caixa cometidos pelas empresas e como eles podem ser evitados. Acompanhe!

Deixar de atualizar o fluxo de caixa com periodicidade

O dia a dia corrido faz com que muitos gestores deixem para atualizar seu fluxo de caixa uma vez por semana. Ou até mesmo mensalmente. No entanto, os recebimentos e pagamentos são diários. Se você não domina as informações com precisão, dificilmente vai tomar uma decisão confiável.

Acontece com frequência o dinheiro sair do caixa para pagar uma dívida. Ou mesmo para comprar algum material. Mas são raras as vezes que essas saídas são registradas instantaneamente ou contabilizadas no lançamento mensal.

Em vista disso, o acompanhamento diário é primordial para se ter um controle correto do fluxo de caixa. Isso permite ao gestor identificar riscos de perdas financeiras e problemas com antecedência. Agindo dessa forma em tempo hábil para evitar consequências graves.

Não categorizar os lançamentos do caixa

É muito importante que o gestor registre separadamente entradas e saídas que já foram efetivamente realizadas e também as previstas. É precisa saber de onde veio o dinheiro, para onde ele vai e quando isso aconteceu. Se você não souber organizar e categorizar os diferentes recebimentos e pagamentos, de nada adianta ter um fluxo de caixa.

Além disso, é necessário distinguir itens como pagamento de funcionários, impostos e pró-labore. Isso gera organização e controle sobre cada centavo de real pago e recebido.

Dessa forma, o gestor traça as estratégias para diminuir despesas desnecessárias. No mesmo sentido dos recebimentos, ao categorizar as receitas, ele consegue detectar onde se encontram as maiores rentabilidades. E assim, direcionar de maneira acertada mais investimentos para determinadas áreas.

Misturar contas pessoais e contas da empresa

Talvez este seja um dos erros mais comuns cometidos pelas empresas no controle do fluxo de caixa — principalmente para aquelas que estão começando —: misturar as contas pessoais com as contas do negócio.

Para que isso não aconteça, você precisa considerar que o caixa da empresa não é sua conta bancária e que ele não está ali para sacar valores sempre que você precisar. Sendo assim, estabeleça um valor fixo de retirada (pró-labore) e inclua-o no seu planejamento mensal do fluxo financeiro. Ao agir dessa maneira, você evita que retiradas constantes causem perdas maiores.

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Quais cuidados tomar ao gerenciar o fluxo de caixa?

Gerenciar o fluxo de caixa é uma operação delicada. Se as despesas crescem de forma desordenada, a existência do negócio logo será comprometida. Por outro lado, se a receita fica retida por muito tempo, a administração está abrindo mão de fazer investimentos que podem ajudar o negócio a crescer.

Confira a seguir algumas táticas interessantes na hora de controlar as entradas e saídas de dinheiro.

Diferenciar os tipos de fluxo de caixa

Os fluxos de caixa não são todos iguais e não fornecem a mesma informação. O controle de cada categoria tem diferentes utilidades para orientar as decisões do seu negócio.

Fluxo de caixa Operacional

O fluxo de caixa operacional é o mais simples. Ele contabiliza apenas as receitas e despesas da operação cotidiana do negócio — venda de mercadoria, abastecimento do estoque, pagamento de funcionários, etc. Embora seja um bom indicador de saúde financeira no curto prazo, ele não fornece um retrato completo da empresa, já que não leva em conta investimentos, juros ou impostos.

Fluxo de caixa direto

O fluxo de caixa direto é semelhante ao operacional, mas mais completo, pois inclui investimentos, impostos e a necessidade de capital de giro.

Fluxo de caixa projetado

O fluxo de caixa projetado inclui apenas receitas e despesas não realizadas ainda. Ele serve para a empresa se planejar, de forma a ter dinheiro em caixa na hora de pagar impostos e outras obrigações. É especialmente importante fazê-lo no fim de ano para se antecipar aos tributos que são pagos no 1º semestre, como imposto de renda e IPTU.

Fluxo de caixa livre

O fluxo de caixa livre ajuda a avaliar a capacidade da empresa de gerar capital para cobrir suas despesas no curto ou no médio prazo. Ele projeta os resultados do negócio nos próximos 60 ou 90 dias. Assim, é possível identificar a necessidade de alguma medida urgente antes de faltar dinheiro para pagar um fornecedor ou o 13º salário da sua folha.

Fluxo de caixa para investimentos

O fluxo de caixa para investimentos leva em conta todas as despesas: operacionais, impostos, passivos restantes etc. O dinheiro que sobra é aquele disponível para a aquisição de maquinário, o licenciamento de software, para comprar um curso ou treinamento para os funcionários, e assim por diante. É importante fazer investimentos constantemente para manter a empresa relevante e competitiva.

Fluxo de caixa descontado

Finalmente, o fluxo de caixa descontado projeta o lucro para um período no futuro, de forma a determinar o retorno de um possível investimento por parte de uma fusão ou aquisição. É uma maneira de saber se o valor oferecido pela empresa é justo, e também se vale a pena comprar determinada rede ou fábrica.

Realizar análises

Uma grande indústria pode gerar quantidades enormes de informação, mas nem todas são úteis. Um bom administrador deve se concentrar nos dados acionáveis, ou seja, aqueles que servem para orientar decisões. Em alguns casos, o acompanhamento diário de receitas e despesas pode gerar mais ruído do que informação de boa qualidade.

Um bom procedimento é criar checklists e cronogramas para fazer análises seguindo um procedimento padrão, de forma a detectar oscilações e tendências de maneira mais consistente.

Aproveitar o programa de gerenciamento nos tipos de fluxo de caixa

O programa de gerenciamento é seu melhor aliado na hora de lidar com o fluxo de caixa. O ERP integra em tempo real as informações produzidas pelos vários departamentos do negócio e pode produzir relatórios automatizados. Gráficos também ajudam a visualizar os dados com mais clareza e a orientar decisões mais acertadas.

Quais são as vantagens para o controle do fluxo de caixa?

Como dissemos, o acompanhamento e o controle desse fluxo são essenciais para uma boa gestão. A maneira mais agradável de aliar a alta performance ao mando financeiro do caixa é lidar com a tecnologia.

Vale lembrar que utilizar o sistema de gestão integrada potencializa a captação do fluxo de caixa, o que valoriza sua significância prática. Veja, então, como isso é benéfico para uma empresa.

Alinha os pagamentos

Ter um controle de todo o fluxo e utilizar um software de gerenciamento de empresa viabiliza a realização de negociações com aquisições mais eficientes. Isso acontece porque é possível visualizar a receita de maneira rápida e alinhá-la ao que há disponível em caixa.

Por outro lado, o uso de softwares é facilmente adaptado às legislações corporativas, uma vez que os programas são construídos, transformados ou atualizados de acordo com as novas leis.

Tudo isso é incrementado ao fato de que, com o programa de gerenciamento, os procedimentos da companhia tornam-se congruentes com eficácia.

Sendo assim, a consequência é a melhoria de produtividade, uma vez que os funcionários não serão obrigados a dedicar tempo a atividades manuais — e o motivo é simples: a tecnologia vai se encarregar disso.

Evidencia as possibilidades de negociação

A partir da observação da receita periódica e dos valores que são concebidos, torna-se possível organizar prazos e liquidações de forma facilitada. Além disso, pode-se acompanhar a disponibilidade recursal tanto no caixa quanto daquilo que ainda há para receber.

Como dissemos, você terá, prontamente, argumentos válidos — como volume de compras e histórico de frequência — para barganhar valores ao contar com um controle integrado do seu fluxo de caixa. Isso é possível porque o software arquiva todas as negociações efetivadas e as segmenta, inclusive, por fornecedor.

A promoção evidenciada desses dados permite fazer permutas com fornecedores que já têm cadastros. Isso acontece porque as informações de pedidos antecedentes estão processadas no sistema.

Mostra mudanças na folha de pagamento

A folha de pagamento de uma corporação tem a tarefa de coligar certos débitos que fazem conexão direta com operações regulares — salários, impostos e remunerações diversas, por exemplo — e o fluxo de caixa.

Com o sistema ERP, você visualiza mais rapidamente os impactos nas finanças. Isso auxilia, inclusive, no momento de definir o orçamento para a contratação de novos profissionais por área, pois ele permite avaliar as receitas e despesas geradas por cada uma delas.

Essa percepção dos impactos causados é rápida e acrescenta agilidade às tomadas de decisões estrategicamente calculadas.

Gera segurança financeira e tributária

Um planejamento financeiro preciso facilita o gerenciamento de gastos e investimentos, possibilita a diminuição de custos e melhora a utilização dos recursos. Por outro lado, a parte tributária, em sua competência (e quando bem trabalhada), garante que não haja refrações no momento de ter os impostos recolhidos.

Ambos demandam conhecimento claro de toda a movimentação de capital da empresa — algo fundamental e alcançável somente com um controle detalhado das operações administrativas. Portanto, o fluxo de caixa ajuda justamente nos números que dão o alicerce para os planejamentos, que os deixam mais precisos e seguros.

Com esses benefícios incontestáveis, vale frisar que os instrumentos do fluxo de caixa que são disponibilizados no mercado se diferenciam bastante no tocante às suas funcionalidades. Também é válido atentar-se ao tempo de optar por um resultado integrado e fugir de erros na implementação do ERP, com a certeza de aglomerar os recursos mais pertinentes para expandir a gestão financeira.

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