Qual a importância de ter um bom controle financeiro na empresa?

Se a sua empresa não tem uma política de controle financeiro adequada, talvez chegou a hora de voltar a sua atenção para essa prática.

Os processos de controle financeiro estão baseados em um conjunto de estratégias. Isso para que a empresa possa evitar desperdícios, gastos inesperados e outros fatores que contribuem para a diminuição da rentabilidade do empreendimento. Em um ambiente que força os negócios a se diferenciarem, o investimento nessa abordagem é, muitas vezes, crucial. Para que seja possível identificar desperdícios e melhorar a distribuição de seus recursos.

Quer saber mais sobre o tema e como o controle financeiro impacta nos resultados do seu negócio? Então, veja o nosso post de hoje!

Conhecendo a gestão financeira na prática

A gestão financeira é uma área da empresa que é responsável pelo controle de todos os recursos monetários do negócio. O seu principal objetivo é garantir que a companhia possa se manter rentável sem comprometer as suas operações e a sua capacidade de investimentos. Ou seja, garantir o máximo de aproveitamento para todos os recursos disponíveis e, com isso, evitar desperdícios.

Entre as atividades que são executadas por essa área, há a análise de recursos, a aprovação de investimentos e a busca constante por desperdícios financeiros. Além disso, ela pode apoiar na gestão de contratos, na contratação de fornecedores e na otimização de outras rotinas que necessitam de espaço no orçamento da empresa.

O funcionamento do controle financeiro

Entre as rotinas de gestão financeira, há o controle financeiro, que deve ser projetado para permitir o gerenciamento das verbas disponíveis da melhor forma possível. Isso garantirá a gestores a capacidade de mitigar problemas rapidamente, avaliar o posicionamento do negócio de uma forma ampla e tomar decisões com segurança.

Para isso, alguns pontos são cruciais. Os termos utilizados para descrever cada gasto, por exemplo, devem ser simples e objetivos. Já o orçamento precisa estar alinhado com as demandas da companhia. Entre os pontos que passam pelo controle financeiro, nós podemos destacar:

  • o controle do fluxo de caixa;
  • a gestão dos pagamentos e das cobranças;
  • a gestão do capital de giro;
  • a apuração dos resultados financeiros.
  • o controle de notas fiscais;
  • o controle de estoque;
  • o corte de gastos;
  • o corte de desperdícios;
  • o planejamento financeiro.

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Qual a importância do controle financeiro para empresas

Em um ambiente em que a competitividade na indústria cresce a cada dia, o controle financeiro é crucial para garantir que organizações mantenham-se competitivas a médio e longo prazo. Sem essa política, a rentabilidade do negócio é comprometida. E, como consequência, a empresa terá dificuldades para atingir as suas metas e principais objetivos.

Entre os impactos de um bom controle financeiro, podemos apontar:

Maior visão sobre o fluxo de recursos

O controle financeiro dá ao gestor uma visão abrangente sobre todos os fluxos de recursos monetários existentes. Assim, se há algum desperdício de verbas ou uma área gastando muito, o problema pode ser avaliado rapidamente.

Possibilidade de estruturar com qualidade o orçamento

A empresa também consegue identificar a maneira como o orçamento é estruturado. O que otimiza o planejamento, o nível de transparência e objetividade da gestão financeira. Isso terá um impacto positivo em todos os processos: da definição de rotinas corporativas a realização de fiscalizações, todas as atividades terão mais qualidade.

Identificação de pontos que demandam investimentos e estão com desperdícios

Se metas de gastos não são atingidas, o gestor poderá identificar rapidamente a origem do problema. Além disso, ficará mais fácil avaliar quais pontos exigem um maior investimento da companhia.

Melhora a tomada de decisões

As rotinas de tomada de decisão também são impactadas. A empresa poderá avaliar melhor quais são os investimentos estratégicos e o impacto de cada medida na sua rentabilidade. Dessa forma, o gestor consegue manter o nível de competitividade do empreendimento sempre em um nível elevado.

Em negócios de pequeno e médio porte, o controle financeiro ganha um papel de destaque. Ele é fundamental para que a empresa consiga manter-se viável e enfrentar novos desafios. A margem para suporte a prejuízos é muito maior nesse tipo de empreendimento. Isso porque todos os gastos devem ser controlados para evitar que a companhia tenha que recorrer a empréstimos para o pagamento de custos recorrentes.

Já em companhias que foram fundadas recentemente, como é o caso de muitas startups, o controle financeiro dá ao gestor a capacidade de aproveitar melhor os recursos disponibilizados por investidores. A companhia conseguirá manter um fluxo de caixa mais inteligente e dinâmico.

O que facilita a expansão do negócio e facilita a aprovação de novas rodadas de investimento. Afinal de contas, ninguém aplica recursos em um empreendimento que não é visto como viável a médio e longo prazo.

Para grandes negócios

Para grandes negócios, essa gestão pode auxiliar em uma série de fatores. A tomada de decisão ao realizar novos investimentos, por exemplo, consegue lidar melhor com as demandas de todos os setores. Sem que a viabilidade da nova aquisição seja comprometida.

E conforme a companhia cresce e a sua estrutura interna torna-se mais complexa, o controle financeiro passa a ser uma rotina de gestão estratégica. Ele auxiliará o gestor a ter uma visão abrangente sobre todos os custos. Algo crucial para maximizar a qualidade da distribuição de recursos para cada área.

Dessa forma, a companhia reduz o desperdício e mantém os seus serviços mais rentáveis.

Os principais erros de controle financeiro que você deve evitar

Erros podem afetar qualquer empresa. Em função disso, muitos negócios investem em políticas preventivas para mitigar as chances de problemas ocorrerem. E, com isso, garantir mais qualidade aos seus processos.

Quando falamos de controle financeiro, não é diferente. Uma das melhores formas de evitar problemas com o fluxo de receitas é contar com uma política para prevenir erros na gestão financeira da empresa.

Empresa deve conhecer os problemas

Diminuindo o número de falhas, a companhia garante o sucesso das suas estratégias comerciais. E mantém uma rotina de trabalho mais segura. Portanto, é fundamental conhecer os principais problemas que podem afetar a rentabilidade do negócio. E, com tais dados, definir medidas preventivas eficazes.

Confira abaixo alguns dos principais erros de gestão financeira cometidos no ambiente corporativo!

Processos não atualizados

O mercado revê os seus processos de gestão regularmente para adaptar-se a mudanças. E, com isso, evita a manutenção de políticas ineficazes. Internamente, a empresa também deve adotar essa estratégia. Uma vez que rotinas pouco atualizadas podem comprometer a vantagem competitiva do empreendimento a médio e longo prazo.

Nesse sentido, a gestão financeira exige que a empresa faça uma atualização contínua dos seus processos. É importante que o gestor invista na formação dos seus profissionais e na análise das suas rotinas. Dessa forma, os processos sempre serão capazes de atender às demandas internas.

Ausência de um planejamento de médio e longo prazo

O planejamento não deve envolver apenas os processos de curto prazo. A companhia deve manter uma visão abrangente sobre os seus objetivos atuais e as metas para os próximos anos. Quando isso ocorre, as chances de uma decisão no presente causar algum tipo de problema em alguns meses ou anos será muito pequena.

Ter uma boa rotina de planejamento de médio e longo prazo dá à empresa:

  • a capacidade de evitar riscos,
  • ter melhores diretrizes comerciais;
  • garantir o crescimento contínuo do negócio.

Isso será possível com a melhoria de rotinas como a previsão de vendas, a estruturação do orçamento e a distribuição de recursos financeiros.

Avalie os impactos

Diante disso, sempre que for definir um investimento ou novo gasto, avalie como ele impactará o negócio nos próximos meses. Qualquer decisão deve ser tomada com uma visão abrangente. Evitando fatores que comprometam a rentabilidade da companhia e o seu sucesso.

Contas a receber e a pagar atrasadas

A inadimplência pode afetar profundamente as receitas de uma empresa. Se o empreendimento não tem um rígido controle sobre os seus fluxos de contas a receber e a pagar, a rentabilidade cai.

No caso de impostos, atrasos podem impedir o empreendimento de participar de editais e levar a processos legais. Além disso, os prejuízos aumentam consideravelmente em função dos juros cobrados.

Diante disso, é fundamental que o negócio tenha uma rotina financeiro bem controlada. Ela deve garantir que as contas sejam pagas em dias, dívidas sejam renegociadas e descontos, sempre que possível, utilizados.

Controle de contas

O controle de contas a receber também é um ponto-chave. Quando negócio não consegue identificar e controlar corretamente quais serão as entradas futuras de verbas, o gestor não conseguirá planejar investimentos e novos passos com segurança.

Sem conhecer quais serão os recursos disponíveis e os gastos obrigatórios futuros, não há como a companhia comprometer-se financeiramente sem que isso implique em um grande risco orçamentário. Ou seja, novos investimentos e a contratação de prestadores de serviço podem ser prejudicados, assim como o investimento em novas peças ou maquinário.

Portanto, tenha sempre regras de controle prontas para serem acionadas e garantir que a empresa tenha riscos operacionais baixos.

Baixo controle sobre o fluxo de caixa

Manter um controle sobre o fluxo de caixa ineficaz sempre prejudica a empresa. Quando o negócio não consegue registrar e manter uma documentação atualizada sobre a maneira como recursos entram e saem das suas reservas, o gestor deixa de ter uma visão clara sobre o real estado da companhia. Como consequência, será mais difícil para o empreendimento impulsionar novos investimentos, aportes de capital ou financiamentos.

Para que o controle sobre o fluxo de caixa seja bem feito, é crucial que a empresa consiga manter uma rotina administrativa bem estruturada. Isso envolve o investimento em sistemas de gestão, como mostraremos adiante:

  • podem otimizar todos os processos administrativos de uma companhia;
  • a definição de estratégias unificadas;
  • a análise contínua dos dados financeiros do empreendimento.

Assim, o gestor evita surpresas inesperadas e prejuízos pouco calculados.

Não saber calcular o preço de venda de produtos

As políticas de vendas não devem ter um foco apenas nos processos de abordagem e conquista de clientes em potencial. Elas também precisam garantir a precificação correta dos produtos. Mal executada, ela compromete profundamente a capacidade do negócio atingir as suas metas de faturamento. Além de reduzir as vantagens comerciais de colocar um produto no mercado.

Crie, portanto, uma estratégia para que todos os produtos sejam precificados da melhor forma possível. É importante que o negócio saiba todos os custos e despesas que estão envolvidos na criação de cada mercadoria. Dos tributos aos gastos com matéria prima, garantindo desta forma, um preço justo para os serviços e produtos da empresa.

Estratégias para realizar análises

Em outras palavras, para que o negócio mantenha-se financeiramente eficaz, a empresa deve ter uma boa estratégia para analisar:

  • custos operacionais;
  • custos de produção;
  • despesas fixas, como tributos;
  • gastos variáveis;
  • o preço médio cobrado pelos concorrentes;
  • o público-alvo.

Todos esses fatores serão utilizados para que a empresa possa estabelecer um preço de venda com uma boa margem de lucro e sem que a sua competitividade seja comprometida.

Rotinas de gestão financeira com pouco nível de automação

A automação trouxe uma série de benefícios para empresas. Redução de custos, quedas nos índices de erros e melhoria na produtividade da companhia são alguns dos pontos que podem ser otimizados com a automação.

Aplicada aos processos de gestão, a automatização garante à companhia uma capacidade elevada de manter-se em dia com as suas obrigações legais. O negócio terá menos falhas ao estruturar os seus processos e conseguirá compartilhar dados entre setores com agilidade e conferir mais integridade sobre essas informações. Assim, as rotinas fiscais, tributárias e gerenciais não serão a causa de prejuízos a médio e longo prazo.

Ausência de indicadores de performance eficazes

As rotinas de gestão devem ser otimizadas continuamente. E com o apoio dos indicadores de performance, a empresa consegue evitar problemas, identificar falhas e garantir que o gestor tenha a capacidade de avaliar a melhor forma de gerar mais lucratividade a médio e longo prazo.

Os indicadores também auxiliam o negócio a ter uma melhor visão sobre os resultados das suas estratégias. A empresa conseguirá identificar de forma precisa como cada investimento impactou nas suas receitas e, com isso, efetuar melhorias nos seus mecanismos de tomada decisão para garantir que erros não se repitam.

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Como otimizar o controle financeiro empresarial

A gestão financeira pode contar com uma série de estratégias, que reduzem riscos e as chances do negócio ser afetado por um imprevisto. Confira abaixo algumas maneiras de manter os processos gerenciais eficazes e com baixo nível de desperdícios!

Faça o controle do fluxo de contas a receber

Para que a empresa possa manter um fluxo mais eficaz de recursos financeiros e um planejamento inteligente, é fundamental conhecer com antecedência as principais contas que serão recebidas a médio e longo prazo. Para que isso seja possível, o controle de contas a receber entra em ação, melhorando a visão sobre fatores como:

  • o montante de pagamentos a serem feitos para a empresa;
  • as contas que estão vencidas;
  • os clientes que têm atrasos em pagamentos;

Com tais dados em mãos, o gestor terá uma visão abrangente sobre o fluxo de caixa futuro do negócio. Além disso, torna-se mais fácil executar dívidas atrasadas e renegociar pagamentos pendentes. Com isso, é possível conseguir manter um fluxo de receitas constante e alinhado com as estratégias de médio e longo prazo da companhia.

Faça o controle do fluxo de contas a pagar

O controle de contas a pagar é fundamental para que a empresa tenha uma visão inteligente sobre as contas que serão pagas no futuro próximo. E como elas afetarão as receitas do negócio. Assim, o planejamento pode ser feito de uma forma mais inteligente. Evitando que os recursos para o pagamento de um conta não estejam disponíveis no momento em que for necessário pagá-la. Em outras palavras, esse processo dá ao gestor uma visão mais abrangente sobre fatores como:

  • as contas e tributos que estão com pagamentos pendentes;
  • os pagamentos futuros;
  • os valores de deverão ser alocados para que a companhia mantenha-se em dia com as suas obrigações financeiras.

Adote um relatório de demonstração de fluxo de caixa (DRE)

A demonstração do fluxo de caixa (ou apenas DRE) é um relatório que contém consolidação sobre as perdas e lucros da empresa ao longo de um determinado período. Esse documento, conhecido pela sua abrangência, inclui não só um cálculo preciso sobre a rentabilidade da companhia, mas também a maneira como cada gasto impactou na sua receita final. Dessa forma, o gestor pode identificar com precisão os melhores pontos para corte de gastos. E os pontos que podem contar com novos investimentos.

Trabalhe com a gestão do fluxo de caixa

Esse relatório indica para os gestores se há sobra ou falta de capital de giro ao término de um determinado período. Ele é visto como um documento complementar à demonstração do fluxo de caixa, especialmente nos processos de tomada de decisão.

O relatório de fluxo de caixa indica ao empreendimento a quantidade de recursos disponíveis para gastos recorrentes e novos investimentos naquele momento. Com tais informações em mãos, a empresa pode adquirir matérias primas ou novas ferramentas com riscos reduzidos e, assim, manter um maior controle financeiro sobre as suas receitas.

Sistema de gestão integrada: a principal ferramenta de controle financeiro corporativo

A tecnologia pode ser de grande apoio para que empresas tenham um maior controle sobre o seu fluxo financeiro. Com o investimento nas ferramentas de TI corretas a empresa consegue diminuir o desperdício de recursos e ter uma rotina de gestão mais abrangente e segura. Veja abaixo a solução que pode ser utilizada com esse objetivo!

Sistema de gestão integrada (ERP)

O sistema de gestão integrada, também conhecido como ERP (sigla para o termo em inglês Enterprise Resource Planning), é uma ferramenta para a administração automatizada e que pode ser integrada a todas as áreas de controle da empresa.

Das rotinas de contenção de despesas aos processos de fluxo de estoque, o ERP tem um papel-chave, reduzindo custos, eliminando erros e dando mais automação para o profissional da área.

O ERP pode ter um papel-chave em vários processos corporativos, especialmente aqueles que podem ser beneficiados com a integração corporativa. Na gestão de estoque e planejamento de compra de matérias primas, por exemplo, o ERP pode ser implementado para otimizar a aquisição de novos recursos. O setor de compras conseguirá identificar melhor a quantidade de itens disponíveis no estoque. Evitando a aquisição de itens que não são necessários ou a falta de materiais críticos. Dois fatores que podem impactar diretamente na rentabilidade do negócio.

Sistema contribui para áreas de vendas e de marketing

Já a área de vendas e marketing obtém uma visão abrangente sobre o modo como as receitas de um item varia a cada mês. Dessa forma, a criação de uma campanha de marketing pode ser estruturada de uma maneira mais inteligente, evitando que a empresa invista na divulgação de um produto no momento em que a sua venda é, historicamente, menos favorável.

Indiretamente, as estratégias de vendas podem ter um papel-chave para que a empresa possa manter um controle financeiro mais eficaz. Uma vez que o time de vendas consegue identificar o melhor momento para a venda de uma mercadoria, as chances da companhia direcionar recursos para a fabricação de produtos que têm pouca vazão será muito menor.

Dessa forma, o negócio garante o máximo de aproveitamento para as suas estratégias.

O ganho de automação também será fundamental para que a empresa possa diminuir o desperdício de recursos. Um bom software de gestão permite um fluxo de dados contínuo e em tempo real entre vários setores.

Assim, a organização consegue evitar conflitos e erros causados pela troca de informações imprecisas. Além de maximizar a produtividade de todos os times.

Torne a companhia financeiramente saudável e competitiva

O controle financeiro é crucial para que a empresa possa manter uma visão abrangente sobre dívidas pendentes. E sobre pagamentos que devem ser feitos a fornecedores e fontes de desperdício de recursos.

O negócio também consegue avaliar com precisão a melhor maneira de realizar investimentos, a distribuição de recursos e outros fatores que podem ser utilizados para otimizar as suas rotinas administrativas a médio e longo prazo.

Com uma estrutura financeira mais inteligente, a empresa conseguirá tornar-se muito mais rentável e preparada para lidar com os desafios diários da sua área de atuação. Não só a realização de novos investimentos será mais segura, mas também todos os processos de tomada de decisão. E como a sua estrutura interna estará mais preparada, a busca por novos investidores e parceiros comerciais será feita com mais segurança e sucesso.

Equilíbrio perfeito para alcançar metas

Em outras palavras, o controle financeiro é uma estratégia administrativa que dá ao empreendimento um equilíbrio perfeito entre um fluxo de investimentos inteligentes e uma rotina administrativa bem estruturada. A companhia conseguirá corresponder às demandas do mercado sem grandes dificuldades, uma vez que os riscos de insolvência serão muito baixos.

Consequentemente, a sua capacidade de criar oportunidades de vendas será alta o bastante para que todas as metas de médio e longo prazo sejam alcançadas.

O orçamento de uma empresa é algo vivo. Ele muda conforme as suas metas, os processos internos e o modo com o empreendimento pretende se posicionar diante das mudanças do mercado.

Contudo, para que a companhia passe por todas essas mudanças e consiga atingir as suas metas de médio e longo prazo, é fundamental ter um bom controle financeiro. Com um orçamento bem controlado, é possível definir investimentos sem riscos, avaliar os locais em que há desperdícios e garantir a rentabilidade esperada para a companhia. Ou seja, a boa gestão financeira é a chave para se ter uma companhia saudável e capaz de enfrentar todos os desafios existentes.

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