O que é ERP: principais benefícios de contar com um software de gestão

Uma boa ideia e uma dose de força de vontade são fundamentais para começar a empreender — mas isso não é tudo para garantir o sucesso do seu negócio. Planejamento, sabedoria para alocar os recursos e uma boa definição de metas são aspectos igualmente importantes nessa jornada. Exatamente por isso, é preciso conhecer os benefícios de um software de gestão ERP.

Ainda que o gestor tenha sua própria maneira de controlar as finanças e os demais dados do negócio no início, é importante que ele profissionalize, automatize e facilite o acesso a tantas informações à medida que o seu empreendimento vai crescendo.

Quando o controle é bem-feito, isso ajuda ainda mais no crescimento do negócio. Portanto, a melhor solução para coordenar os diferentes aspectos da sua empresa é contar com um bom software de gestão.

No post de hoje, você vai conferir os benefícios de um software de gestão ERP. E o que essa ferramenta pode trazer para o seu empreendimento. Mas antes, é importante entender a definição de ERP!

O que é ERP?

ERP é a sigla para Enterprise Resourse Planning, que em tradução livre significa planejamento de recursos empresariais. Os ERPs, portanto, são sistemas de gestão que cuidam de todas as operações que acontecem diariamente em uma empresa. Eles oferecem visibilidade, funções analíticas e eficiência em todos os aspectos do seu negócio.

É importante entender que o ERP possui um pacote de funcionalidades básicas que são complementadas por módulos integrados entre si. Os dados inseridos formam uma base única, que pode ser utilizada pelos diversos departamentos de acordo com as permissões estabelecidas.

Os módulos contemplam áreas específicas da empresa como:

– faturamento,

– estoque,

– departamento financeiro,

– contabilidade e tributário, entre outros.

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Por que o sistema ERP é modular?

A divisão modular é uma maneira de permitir a customização do ERP em função das particularidades de cada segmento de mercado e até mesmo das características do próprio negócio.

Dessa forma, as empresas adquirem todas as funcionalidades que necessitam e pagam apenas por elas.

Com um produto modular, elas não precisam arcar com o custo de recursos que não são utilizados em seu ramo de operações. Se pensarmos na indústria moveleira, por exemplo, podemos ver que ela possui necessidades diferentes de uma loja.

A indústria precisa garantir a sincronia perfeita entre realização:

  • de pedidos dos clientes;
  • produção e suprimento do estoque de matéria-prima.

Já um estabelecimento que se preocupa apenas com a venda de um produto pronto, tem necessidades diferentes. Portanto, não precisa das mesmas funcionalidades.

Entre os módulos necessários que um software de gestão deve contar para garantir performance para as empresas, podemos destacar:

– comercial;

– manufatura;

– financeiro;

– suprimentos;

– custos;

– administrativo.

Conheça os benefícios de um software de gestão na sua empresa

Agora que você entendeu o que é ERP, conheça as vantagens que ele traz para o seu negócio:

– amplia informações gerenciais;

– agiliza e automatiza os processos;

– melhora a tomada de decisões;

– simplifica a gestão;

– reduz o retrabalho;

– reduz os custos;

– conformidade com a legislação;

– segurança na informação;

– controle de prazos.

Para que estes benefícios fiquem claros, vamos saber mais sobre cada um deles?

Informação compartilhada

Com a adoção de um ERP, o sistema vai fornecer aos diversos departamentos ou membros de sua equipe todas as informações importantes do negócio, atualizadas e em tempo real.

Ocorre que, em muitas pequenas empresas, cada setor possui o próprio sistema de dados ou métodos de controle. Em momentos cruciais do negócio, isso pode dificultar a costura de informações.

Se o software de gestão estiver implantado na organização, não haverá a necessidade de reintroduzir dados. Ou ainda de comparar informações de diferentes origens.

Assim, a empresa ganhará uma melhoria na produtividade, aceleração nos processos e o cumprimento de ordens. Bem como a diminuição dos retrabalhos. Isso porque o sistema padroniza e integra os diversos setores para permitir uma gestão uniforme.

Agiliza e automatiza os processos

Uma empresa que realiza suas tarefas sem estruturação certamente terá muito retrabalho. Além de perder tempo e produtividade cruciais para o sucesso do negócio. Ao utilizar um sistema de gestão integrado, esse problema é resolvido em pouco tempo por meio da implantação de processos ágeis e enxutos.

Assim, as pessoas passam a conhecer os processos e seguir à risca as indicações do sistema. O resultado disso é uma melhora no tempo de resposta aos fornecedores e clientes.

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Melhora a tomada de decisões

A disponibilidade de dados os torna mais confiáveis e integrados. Logo, cada setor se beneficiará da seguinte forma:

– o gestor será capaz de aumentar a agilidade e a qualidade de suas tomadas de decisão;

– quem cuida da produção na empresa vai poder identificar ocasionais gargalos nos processos internos. Isso é importante pois evita que os prazos de expedição e níveis de produtividade sejam afetados;

– a seção financeira conseguirá visualizar diversos aspectos e sazonalidades para dar base a um melhor planejamento;

– quem cuida do estoque vai ter muito mais dados de controle. Poderá avaliar entradas e saídas do acervo e para cumprir a linha de pedidos;

– a divisão de RH saberá mais a fundo sobre a necessidade de recrutamento ou realocação de pessoal. Isso de acordo com as demandas da empresa e mudanças no mercado;

– os funcionários terão uma visão global do negócio. Ee isso fará com que eles tenham base para chegar às melhores soluções em cada circunstância.

Reduza os erros nos processos

O ERP reduz a multiplicação dentro de sua gestão e amplia a padronização. Com isso, sua equipe fica livre para se concentrar em tarefas mais importantes.

E ainda permite que a empresa lide com o aumento dos volumes de negócio de forma eficiente. Isso porque suprime os controles e ocupações manuais.

Desta forma será mais fácil identificar as melhores ações para cada operação da empresa. Isso com base nos históricos e demais dados. Assim, haverá uma impressionante diminuição dos erros e imprecisões nas rotinas.

Simplifica a gestão

Como vimos anteriormente, um software de gestão conta com módulos integrados, que atendem todos os setores de uma empresa. Isso dá a possibilidade de gerenciar os recursos disponíveis e o tempo empregado nas atividades operacionais. Tudo de forma ágil e eficiente. Desta forma é possível deixar de lado planilhas e métodos menos eficientes.

Com toda a informação centralizada em uma única ferramenta, a gestão da empresa torna-se mais simples e, consequentemente, mais eficaz.

Reduz retrabalho

A utilização de um software ERP possibilita que as informações de uma empresa estejam centralizadas e padronizadas. O que garante ao gestor acesso em tempo real e com confiabilidade. Isso permite que seja possível fazer ajustes em processos e a realizar um planejamento mais eficiente.

Com isso há uma redução do tempo de trabalho e dos custos operacionais. Isso porque os processos automatizados garantem o desperdício de recursos.

Conformidade com a legislação vigente

Um dos principais benefícios de um software de gestão é a sua adequação à legislação vigente no país. As ferramentas de gestão procuram atender à disciplina legal específica. E também à normatização de cada segmento de atuação. Desta forma, auxilia as empresas na sua relação com o Fisco e suas obrigações tributárias.

Devido à crescente exigência do governo, cada vez mais as empresas estão abandonando os sistemas caseiros, os seus pequenos modelos de controle ou as tradicionais planilhas. Logo, ao substituí-los por um sistema ERP, elas conseguem acompanhar as demandas legais.

Reduz os custos da sua empresa

À primeira vista, dizer que um software de gestão ajuda na redução de custos da sua empresa pode parecer um pouco estranho. Porém saiba que o investimento, que pode parecer alto em um primeiro momento, trará economias para a sua organização em médio prazo.

A redução nos custos já começa em demandas simples. Como a diminuição do desperdício de papel, tinta e manutenções da impressora.

Mas é claro que o trabalho de um sistema de gestão não se resume a isso. De fato, o software vai poupar o tempo que os colaboradores gastam para gerar e revisar os dados. Que resultam nas conhecidas horas extras. E muitas outras reduções de despesas que quase nunca são percebidas antes da implantação da tecnologia nas rotinas da empresa.

Segurança na informação

Sem dúvidas, a perda dos dados é um pesadelo que tira a noite de sono de muitos gestores. Imagine ter todas as informações da sua empresa apagadas ou corrompidas de uma hora para outra. Preocupante, não é mesmo?

Para que nada de prejudicial aconteça com os dados da sua empresa, a adoção de um software de gestão permitirá que eles fiquem armazenados em um único lugar e com total segurança. Além disso, as informações serão sempre atualizadas e resguardadas pelos backups de rotina. Que protegem seus dados de problemas tecnológicos e acidentes. Assim, um sistema ERP pode trazer muita tranquilidade para os gestores.

Maior controle dos prazos

De fato, a competitividade do mercado faz com que muitas empresas operem no limite para arcar com as despesas. Desse modo, pagar juros e multas representa um aumento nas saídas da organização e mais aperto no fluxo de caixa. E as contas são muitas: tributos, pagamento de fornecedores, empréstimos etc.

Vale dizer que diversas vezes as obrigações deixam de ser cumpridas no prazo. Talvez por um simples esquecimento da data de vencimento. E isso, de fato, é muito frustrante para o gestor.

No entanto, a implantação de um software de gestão pode evitar que os prazos sejam perdidos por distrações. Isso porque ele possibilita a criação de alertas sobre vencimentos e rendimentos. Dessa forma, permitem ao gestor se programar para as entradas e saídas do negócio e compreender melhor o fluxo de caixa da organização.

Rentabilizar o negócio é a principal vantagem do ERP

Já deu para perceber que um ERP traz muitos benefícios à gestão de uma empresa, e a torna muito mais competitiva.

– automação e otimização dos processos;

– eliminação de erros;

– redução do retrabalho;

– redução da necessidade de ocupar funcionários com tarefas burocráticas e repetitivas;

– maior controle das operações;

– facilidade no controle de estoque e suprimentos;

– sincronia entre vendas, produção e compras;

– integração de dados entre departamentos;

– utilização de informações do faturamento para a atualização de dados financeiros, contábeis e cálculos tributários em tempo real;

– geração facilitada de relatórios gerenciais, que embasam a tomada de decisões e garantem assertividade.

Isso impacta diretamente na qualidade do produtos e serviços ofertados e na gestão das pessoas. Ocasionando em uma ampliação da rentabilidade do negócio.

Como o sistema de gestão ERP ajuda a empresa

Os softwares para o planejamento dos recursos empresariais são provavelmente o investimento mais relevante. Isso entre tantas novidades tecnológicas desenvolvidas para a gestão de empresas.

Se você ainda tem dúvidas quanto à importância desse tipo de sistema, preparamos este post para explicar o que é um ERP e que benefícios ele pode garantir a uma companhia.

Dessa forma, o software de gestão ERP é uma solução completa para o negócio. Isso torna o software uma opção indispensável para qualquer empresa que queira controlar seus processos, gerir melhor os recursos e assim prosperar.

Aumento da produtividade

A melhor forma de aumentar a produtividade em qualquer empresa é empoderando seus funcionários. Esse empoderamento envolve entregar as ferramentas certas na mão dos profissionais. Desta maneira eles podem fazer seu trabalho da melhor forma possível.

A ideia base do ERP para o aumento da produtividade é a redução de rotinas burocráticas e repetitivas. Com menos protocolos e relatórios tendo que ser feitos, os colaboradores podem focar nas suas reais responsabilidades.

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Identificação de problemas com o sistema de gestão ERP

A resolução de problemas, para ser bem executada, pressupõe dois princípios:

  • entender o que está acontecendo;
  • traçar um plano de ação para ajustar a situação.

Em ambos os casos, ter acesso às informações é essencial.

O software de gestão ERP é uma ferramenta muito útil nesse processo. Por ele fornecer uma visão 360° da empresa. Ou seja, ter informações sobre todos os setores de maneira integrada. É mais fácil entender o que está acontecendo, identificar o ponto problemático e planejar uma solução.

Simplificação dos processos de gestão

A transparência provinda da implementação do ERP, além da centralização de operações, melhora infinitamente o fluxo de trabalho. Isso acontece graças à unificação do banco de dados e à automação de processos administrativos.

Com pagamentos, pedidos e cadastros sendo feitos de maneira automática, parte do processo gerencial é adiantado. Somado a isso, a reunião de dados em um único local evita o desperdício de tempo e facilita comparações e análises.

Melhor integração entre setores

Com o crescimento da empresa, a necessidade de criação de setores é um acontecimento imediato. Se por um lado essa setorização é benéfica para segmentar funções e trabalhos dentro da organização. Por outro ela dificulta a administração. Já que cada setor rege seu andamento de uma forma e sob uma regra burocrática.

Quando implementamos um ERP, a ideia base é que todos os setores estejam submetidos às mesmas regras e que alimentem a plataforma da mesma maneira. Isso permite que a comunicação seja mais direta entre eles.

Com isso, o setor de estoques pode, por exemplo, emitir um pedido de compras para a área de compras e sempre manter a matéria-prima no nível mínimo necessário, evitando parada da produção ou excesso de compras.

Preparação para o crescimento da empresa

O software de gestão ERP é uma base tecnológica essencial para qualquer companhia que vise crescer. Grandes organizações são dependentes desse tipo de solução para conseguir controlar as variadas atividades que nelas acontecem.

Por isso, ao buscar um software mais robusto e adequar toda a empresa à sua utilização, estamos projetando um negócio que crescerá. Ele já estará pronto para suportar maiores demandas e não será necessária uma futura adequação.

Redução de custos

O primeiro aspecto em que a empresa nota uma redução drástica de custos é na sua folha de pagamento.

O ERP auxilia na dispensa a contratação de funcionários para a realização de tarefas repetitivas ou burocráticas.

Portanto, existem duas possibilidades: trabalhar com um grupo reduzido ou realocar os recursos humanos para atividades mais produtivas. Fundamentais para o aumento do faturamento da companhia e do seu lucro.

Possibilidade de integração com outras ferramentas

Além de integrar os diferentes setores de uma mesma companhia, o ERP pode ser integrado a outras ferramentas.

Alguns exemplos que têm ganhado destaque na atualidade são os softwares:

  • BI (Business Intelligence);
  • CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente).

No caso da indústria moveleira, também vale destacar a possibilidade de integrar o ERP ao CAD.

Portanto, a empresa não precisa lidar com uma série de informações espalhadas entre os sistemas legados e separados. Todas elas podem ser reunidas em um único local, facilitando o acesso e a análise desses dados.

Relatórios e dados precisos para a tomada de decisão

Vamos falar mais deste tema à frente, mas é importante destacarmos este ponto aqui. Um ERP ajuda a compilar relatórios já existentes. Ou possibilita customizar situações que sejam estratégicas e/ou necessárias para atender o negócio. Ele é capaz de lidar com dados complexos e apresentá-los de maneira simples e compreensível, auxiliando na tomada de decisão.

Mobilidade e flexibilidade

Com um ERP o usuário pode acessar os dados e analisar as informações a partir de qualquer máquina. Ou mesmo de dispositivos móveis. Assim ele permite que os dados sejam acessados no momento em que são necessários. E com isso viabiliza negociações ou embasa decisões em uma reunião.

Isso tudo acontece sem comprometer a segurança. O usuário utiliza seu login e sua senha. E com isso só poderá visualizar as informações para as quais terá permissão, de acordo com a sua função na empresa.

Cultura colaborativa

O software de gestão facilita a comunicação entre os membros das equipes quando proporciona uma plataforma colaborativa. Ela pode funcionar tanto como um banco de conhecimento quanto como uma ferramenta para buscar suporte diante de problemas desconhecidos para aquele usuário.

Afinal, por que um colaborador deveria gastar uma quantidade substancial de tempo para desenvolver uma solução que outros já utilizaram? A plataforma possibilita que esses funcionários troquem experiências entre si. E desta maneira, contribuem para o aumento da produtividade do grupo como um todo.

Segurança dos dados

Já mencionamos o login e o acesso restrito como uma questão de segurança. Porém o ERP contribui com mais do que isso. O sistema de gerenciamento empresarial cria backups para as informações inseridas, garantindo que, em caso de dano aos equipamentos da empresa, as cópias dos dados permaneçam intactas.

Outra vantagem é a proteção por meio de antivírus e firewalls. Os fornecedores proporcionam soluções especializadas para o problema, garantindo todo um aparato de segurança para as informações.

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Funcionalidades indispensáveis em um ERP

Integração de informações

O primeiro ponto a ser observado é a capacidade do ERP de integrar informações. Um dos principais entraves à produtividade dentro das organizações é justamente a dificuldade para manter todos os dados reunidos em um único sistema. E este é um dos motivos mais comuns para erros também.

Quando a empresa trabalha com sistemas modulares diferentes para cada departamento, que não “conversam” entre si, ocorre uma grande dificuldade:

  • os mesmos dados precisam ser inseridos em diversos programas;
  • gera a necessidade de retrabalho;
  • aumenta a possibilidade de erros.

Além disso, gestores de departamentos diferentes nem sempre conseguem visualizar informações que, embora pertinentes aos seus cargos, foram inseridas em módulos inacessíveis para eles.

Por isso a integração é fundamental. Assim, todos os colaboradores ou gestores que necessitam trabalhar com determinadas informações têm acesso a elas de forma simples, rápida e segura. O que agiliza processos.

Automatização de processos

Quando os processos de uma empresa não estão devidamente automatizados, isso significa que a organização precisará dispor de um ou vários funcionários para realizar esses procedimentos.

Esse encadeamento de tarefas atrasa a realização de atividades e está muito mais propenso a erros. Mas sabemos que a principal consequência é o impacto sobre a folha de pagamento.

A automatização elimina esse problema à medida que uma única ação desencadeia todos os outros procedimentos correspondentes ao processo. Assim, é correto afirmar que existirá uma sequencia lógica para que os dados se transformem em informações. E será a partir daí que teremos condições melhores para tomarmos as decisões necessárias. Garantindo desta forma, integração das áreas e acuracidade das informações.

Realização de atividades de controle

A integração irá auxiliar no controle do fluxo correto das informações entre as 6 grandes áreas da gestão:

  • comercial;
  • suprimentos;
  • manufatura;
  • custos;
  • financeiro;
  • administrativo;
  • RH.

As atividades impostas pelos modelos de negócios exigem uma série de controles e, geralmente, de pessoas para realizá-los. Por isso, essa é uma das mais importantes funcionalidades do sistema de gestão. Com ele, todas essas funções poderão ser  automatizadas, garantindo precisão às operações e redução da necessidade de pessoal.

Emissão de relatórios gerenciais

Os relatórios são importantíssimos para embasar a tomada de decisões dentro de uma companhia. No entanto, compilar esses dados manualmente ou com as ferramentas convencionais (planilhas, por exemplo) é extremamente trabalhoso. E ainda por cima, consome horas dos funcionários e amplia os riscos com erros.

Além disso, os dados nunca correspondem ao que está acontecendo em tempo real e a possibilidade dos relatórios conterem erros é muito grande. Por isso, muitos gestores simplesmente desistem deles e acabam baseando suas decisões apenas no feeling.

Um software de gestão garante a solução para esse problema. Com poucos cliques, o usuário do sistema pode selecionar as informações que ele deseja. E ainda emitir um relatório preciso e atualizado, no momento em que precisar.

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Como escolher o ERP ideal para a empresa

Se você já começou a pesquisar o assunto, deve ter notado que o mercado tem inúmeras opções de ERPs. Como você pode fazer uma boa escolha e garantir que o sistema escolhido atende às necessidades da sua organização?

Selecionamos alguns critérios que podem ajudá-lo a fazer essa escolha. Confira:

Analise as funcionalidades

Já falamos sobre esse tema no tópico anterior. Mostramos que um ERP pode realizar atividades e automatizar tarefas que a maioria das pessoas sequer imaginou. Mas a grande questão é: quais são, exatamente, as necessidades do seu negócio?

Não adianta dispor de um sistema com recursos que não são relevantes para o seu negócio. Um software de gestão pode controlar um estoque com extrema eficiência. Mas se a sua empresa tem um processo ou controle específico, o sistema precisa ajudá-lo a controlá-lo de maneira eficaz, respeitando a sua realidade.

Então, o primeiro passo para tomar uma decisão certeira não é conhecer as possibilidades que o mercado oferece. E sim os seus próprios processos. Um mapeamento detalhado é fundamental para encontrar o ERP capaz de abranger essas funcionalidades da melhor maneira possível. E ainda atender às expectativas da sua empresa.

Uma das principais vantagens do sistema é justamente a possibilidade de encontrar um sistema adequado às necessidades da sua empresa e ao seu modelo de gestão, e não o contrário. Afinal, cada negócio tem características diferentes, que devem ser atendidas pelo software.

Avalie a escalabilidade

Não importa se o negócio é administrado pelo seu fundador. Ou se hoje, depois de várias gerações, as decisões são tomadas por um conselho. A expectativa, em ambos os casos, é de:

  • crescimento;
  • de expansão;
  • de gerar lucro.

Por isso é fundamental escolher um fornecedor capaz de garantir a escalabilidade do sistema. Isso significa que ele precisa ser desenvolvido por uma empresa sólida, que tenha a possibilidade de expandir sua base de dados e prover a mesma qualidade à medida que o negócio cresce e se fortalece.

Quer o crescimento da companhia seja gradual ou exponencial, o fato é que o fornecedor precisa assegurar que o software continue suportando as operações e os propósitos de gestão. Além disso, ela precisa se comprometer a oferecer um serviço de qualidade e garantir a segurança da informação.

Priorize sistemas flexíveis e responsivos

Seu negócio possui características únicas. Por isso, quando o ERP permite customizações, as chances dele se adequar perfeitamente às necessidades da sua companhia são maiores. Sugerimos, apenas, uma boa dose de cuidados se o índice de customização for elevado, mostrando que o software em questão não é aderente.

Outro ponto importante diz respeito à responsividade. Isso significa que o sistema poderá ser utilizado também em dispositivos móveis e com acessos mais amigáveis. Essa facilidade garante que o gestor tenha acesso às informações completas e possa tomar decisões de onde estiver, com todo o respaldo necessário.

A responsividade também garante agilidade às equipes remotas. Um representante comercial, por exemplo, pode conduzir uma negociação de forma muito mais eficiente se tiver fácil acesso ao histórico do cliente durante uma reunião.

Portanto, é importante procurar um fornecedor que possa oferecer esse tipo de recurso e garantir a entrega de um sistema ágil e eficaz.

Calcule a relação custo x benefício do investimento

Um software de gestão representa um custo importante para as organizações. Portanto, é perfeitamente normal que as empresas esperem um retorno não só imediato, mas principalmente em médio e longo prazos.

Por isso, a escolha não deve levar em consideração apenas o preço estipulado para o desenvolvimento e a implementação do sistema. Assim como não é prudente escolher o fornecedor mais barato, optar pelo mais caro também não é garantia de um retorno satisfatório.

A melhor alternativa é considerar a relação custo-benefício do investimento. É preciso comparar os sistemas disponíveis no mercado e analisar cada recurso oferecido pelos fornecedores.

Compare as propostas com o seu levantamento de necessidades. Após considerar as vantagens e desvantagens de cada uma delas, você poderá identificar aquelas que apresentam os benefícios que a sua empresa precisa por um custo razoável.

Leve em consideração que, por se tratar de um investimento em médio e longo prazos, o fornecedor precisa oferecer recursos relevantes para a gestão. Assim, o ERP deve contribuir para decisões certeiras, que colocam a empresa à dianteira de seus concorrentes.

Considere o suporte oferecido

Atualmente a maioria das operações de uma empresa depende de ferramentas tecnológicas. Isso significa que, quando o sistema falha, muitos procedimentos são interrompidos e a organização pode parar.

Por isso, é fundamental contratar um fornecedor comprometido a oferecer suporte rápido e restabelecer o pleno funcionamento do sistema no menor prazo possível. Essa exigência é imprescindível para evitar perdas decorrentes de paralisação por períodos prolongados.

Antes de apenas confiar no que uma empresa promete, faça as devidas averiguações. Contate clientes atuais e anteriores e verifique se o fornecedor realmente está disponível para suporte nos momentos em que é necessário.

Também é importante checar o horário de atendimento. O ideal é que o suporte funcione em horários que vão além do período comercial, e que utilize vários canais para contato — presencial, online, por telefone, chat etc.

Avalie a experiência e a tradição do fornecedor

Não negamos aqui que o desenvolvimento e a implantação de sistemas ERP são complexos e longos, que exigem um conhecimento mais profundo dos processos da companhia e a preparação dos colaboradores.

Agora imagine realizar todo esse esforço e investimento para, em pouco tempo, descobrir que o fornecedor simplesmente não se manteve no mercado? Diante da impossibilidade de suporte, a empresa precisa trocar seu ERP. Para isso ela reiniciará todo o processo e terá que fazer um aporte ao investimento inicial etc.

Esse problema pode ser evitado com a contratação de um fornecedor experiente e com alguma tradição no mercado. Uma empresa sólida tem chances muito maiores de permanecer firme mesmo em tempos de crise, garantindo a assistência que seus clientes necessitam.

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Como implementar um ERP

Vale ressaltar que o ERP abrange todas as áreas da organização. Como se pode esperar, trata-se de um sistema de alta complexidade, que envolve o processamento de uma enorme quantidade de dados.

Por isso, sua implementação deve ser muito bem preparada. O fornecedor do software, a empresa cliente e o integrador responsável pela implantação precisam atuar de forma totalmente alinhada.

Todo o processo precisa ser devidamente monitorado para garantir uma resposta imediata caso ocorra algum problema. Evitar esses contratempos ainda é o melhor caminho, e para isso é possível tomar alguns cuidados:

Avalie o impacto sobre o negócio

Lembre-se que o ERP integrará todas as áreas da companhia. Por isso, os efeitos da implementação também se estendem a todos os departamentos. Eles devem ser entendidos e planejados desde o início do projeto, acompanhados de todo um trabalho de gestão de mudanças.

Seja cuidadoso quanto à escolha do fornecedor

Saiba como a empresa se porta não só durante o processo de vendas, mas como atende após a implementação e qual é o suporte que ela efetivamente oferece aos seus clientes. Recomendamos os mesmos cuidados em relação ao integrador.

Defina o projeto

Não se trata apenas da implementação do ERP, mas principalmente de todas as atividades que envolvem a migração para um novo sistema, a documentação dos processos e a validação de dados.

Há uma série de procedimentos que precisam ser realizados antes, durante e depois da implementação do software de gestão. Antes do início do projeto, o ponto fundamental é a revisão meticulosa de cada operação efetuada na companhia.

A equipe de implantação precisa entender como cada processo acontece e quais são os dados utilizados para que possam automatizá-los por meio do software. Isso exige uma intensa troca de informações ao longo da criação e da implementação, além da revisão constante para saber se o sistema oferece inicialmente os mesmos resultados da operação atual, e já na sequência, outros muito mais eficazes.

Forme uma equipe responsável pela supervisão e implementação

A implementação de um ERP envolve todo o negócio, e não apenas o time de TI. Por isso, é altamente recomendável formar uma comissão interna para supervisionar e conduzir a mudança.

Seus membros devem ter plena autoridade para rejeitar ou aprovar requisitos para a definição do escopo e para entrar em contato com a equipe de implantação sempre que necessário.

Recomenda-se que essa equipe inclua pessoas com poder e autoridade, onde transitarão nos diferentes níveis da organização engajando a todos para a correta implantação do sistema proposto.

Mantenha a atenção voltada ao projeto

Como o desenvolvimento de um projeto de ERP costuma ser um processo longo, não é difícil que a empresa perca o foco e deixe de acompanhá-lo de perto. Isso é um erro. Pois a falta de atenção a detalhes pode fazer com que se perceba, lá na frente, que o sistema não atende às necessidades reais da companhia.

Acompanhar o projeto atentamente garante que as falhas sejam detectadas precocemente, facilitando a correção imediata. Assim, minimiza-se o risco de encontrar problemas na fase de implementação que possam gerar grandes transtornos e resistência dos usuários.

Não negligencie o treinamento

Mesmo que um projeto seja tecnicamente perfeito, ele não vai gerar o retorno desejado se os seus usuários não estiverem capacitados a utilizá-lo. Quando isso acontece, a equipe vê apenas problemas e dificuldades, e não os benefícios que o software oferece.

Para não correr o risco de que os seus colaboradores utilizem minimamente o sistema sem explorar todos os recursos disponíveis, invista em treinamento. A equipe formada para essa tarefa deve estar apta a capacitar cada funcionário a obter os melhores resultados a partir do sistema.

Mais do que isso, é importante que eles conheçam as atividades dos colaboradores e demonstrem como esses recursos vão contribuir para facilitar a realização das tarefas, otimizar o tempo, eliminar erros, entre outras vantagens.

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Como tirar melhor proveito do ERP

Como já falamos no início do post, a implementação do software de gestão gera diversos benefícios para a empresa. No entanto, para aproveitar integralmente o investimento, é fundamental atentar-se para alguns pontos:

Conheça as necessidades da empresa

Entenda as operações da empresa e cada processo que o ERP pode automatizar. Não há necessidade de agregar recursos que a sua organização não utiliza no dia a dia ou utilizar um sistema que não contempla as operações que precisam ser integradas.

Portanto, o ideal é escolher um software adequado para as demandas específicas do setor, como um sistema de gestão para a indústria moveleira, ou de bebidas, setor metal-mecânico, e assim por diante.

Antes de contratar o fornecedor e definir o projeto, analise seu negócio, faça um levantamento minucioso dos processos e, principalmente, identifique as principais dificuldades e os pontos críticos.

Por exemplo: se a empresa gasta muito dinheiro com a folha de pagamento e uma boa parte desse pessoal só está lá para cumprir tarefas burocráticas e repetitivas, esse é um ponto crítico. Portanto, analise as necessidades da organização e concentre os esforços nesses aspectos.

Alimente o sistema permanentemente

Um sistema é alimentado por informações. Para que elas sejam úteis, devem ser atualizadas diariamente, ou perderão a relevância.

Suponhamos, por exemplo, que um problema para o seu negócio seja a inadimplência de clientes. Em algum momento será necessário realizar alguma ação para solucionar essa questão.

Mas imagine o constrangimento ou os transtornos que a empresa pode enfrentar caso, baseado em um relatório desatualizado, seu departamento de cobrança tome alguma medida contra alguns clientes que resolveram suas pendências financeiras recentemente.

Uma das vantagens do ERP é justamente a capacidade de fornecer relatórios e controles gerenciais a partir de poucos cliques, mas é fundamental que, ao obter esses dados, eles revelem a situação da empresa em tempo real, permitindo providências exatas.

A melhor solução para isso é a integração total do sistema. Assim, os dados das operações realizadas são automaticamente compartilhados com os setores pertinentes e autorizados para isso.

Também é importante sensibilizar os colaboradores e garantir que, quando couber a eles a inserção de informações, esse trabalho seja feito imediatamente.

Saiba utilizar todas as funções

Para realmente usufruir de todos os benefícios que um software de gestão pode garantir a uma empresa, nada é tão eficaz quanto a capacitação do pessoal. Muitas equipes se ocupam com tarefas desnecessárias, que poderiam ser realizadas pelo sistema, simplesmente por não conhecerem essa função no sistema.

Portanto, quanto mais você e sua equipe conhecerem o ERP, melhor saberão utilizá-lo e mais relevante ele será para o negócio.

Faça do ERP um aliado estratégico

Infelizmente, em grande parte das organizações a tecnologia ainda desempenha um papel meramente operacional. Embora ela represente uma enorme vantagem competitiva mesmo com essa limitação, sua empresa pode obter muitas outras vantagens com um ERP.

A principal delas é o papel estratégico da tecnologia. Em um mercado complexo, tomar decisões gerenciais apenas com base no feeling dos gestores — por mais experientes que eles sejam — pode ser fatal.

O ERP fornece todas as informações que o negócio precisa para que as decisões sejam baseadas em dados (data-drived), aumentando a precisão e a efetividade das ações da companhia.

Além disso, os dados do software de gestão podem ser combinados com ferramentas de Business Intelligence. Dessa forma os gestores têm acesso a uma análise detalhada tanto da situação interna quanto do cenário externo, e podem conduzir a companhia rumo ao sucesso.

Enfim, um ERP é definitivamente o primeiro passo para colocar uma empresa no rumo da eficiência e alcançar uma performance de alto nível.

Quando planejado e implementado de forma correta, ele é capaz de melhorar processos, integrar informações, otimizar recursos, reduzir custos e fornecer dados fundamentais para embasar as decisões da diretoria, garantindo um diferencial competitivo importante para a empresa.

Entendeu o que é um ERP e como ele pode tornar a empresa mais eficiente e lucrativa? Quer conhecer outras dicas para melhorar a performance na companhia? Então não perca tempo: baixe nosso infográfico e confira!

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Comentários
  • JOÃO BATISTA GONÇALVES
    Responder

    Parabéns, gostei do texto,

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