Relatórios gerenciais: como usar as informações a favor da empresa?

 

A informação, desde a coleta, processamento, cálculo de indicadores e aplicação, com certeza é um dos principais ativos que as empresas buscam na atualidade. O desenvolvimento das tecnologias propiciou que esse processo atingisse níveis antes sequer imaginados. É nesse contexto que os relatórios gerenciais ganham protagonismo.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para que você entenda melhor sobre a utilização deles e como podem ser a chave para o crescimento de seu negócio!

O que são relatórios gerenciais?

Os relatórios gerenciais são ferramentas de inteligência mercadológica que ajudam os líderes empresariais a tomar decisões de forma mais precisa e baseadas em dados. Sabe-se que esse tipo de informação é extremamente útil há tempos, porém era algo muito custoso e que demandava muito esforço e tempo para ser obtida.

Porém, o avanço das tecnologias, em especial relacionados ao chamado Big Data e à própria disponibilidade de internet e acesso aos dados em tempo real, fizeram com que essas possibilidades fossem amplamente democratizadas e simplificadas.

Esses relatórios gerenciais visam informar os gestores sobre os mais diversos aspectos da implementação de estratégias e sobre a lógica de funcionamento das operações. São realizados a partir da coleta de dados de vários departamentos, rastreando os principais indicadores de desempenho (KPIs) e apresentando-os de maneira compreensível.

Eles basicamente mostram o valor gerado por cada atividade que é monitorada em seu negócio durante um período específico, oferecendo subsídios financeiros e operacionais para a análise. Servem também para traduzir o desempenho da empresa em um formato acessível, permitindo aos tomadores de decisão encontrar o caminho certo para aumentar a eficiência e buscar ações que mantenham a competitividade.

Origem dos relatórios gerenciais

No início, a maior parte das empresas trabalhava apenas com relatórios financeiros e contábeis. É um formato de apresentação com o qual já há familiaridade, até porque muitos deles têm caráter obrigatório e padrão bem-definido, seguindo um conjunto claro de diretrizes das entidades de classe e órgãos de governo.

Embora esses relatórios sejam úteis para fins legais, eles não são ideais para a tomada de decisões, visto que oferecem uma visão panorâmica de suas operações comerciais, mas sem informações acionáveis ​​ou dados granulares que sejam úteis para fazer escolhas estratégicas.

Eles também são lentos: a atualização em geral ocorre mensalmente e tratam apenas do passado, não favorecendo previsões. O desafio para as finanças é obter análises oportunas e precisas que sejam prospectivas e ajudem realmente a tomar decisões. Esses relatórios são incompatíveis, de certa forma, com as necessidades gerenciais porque não foram projetados para isso.

Em um esforço para transformar os relatórios financeiros e contábeis existentes, algumas empresas e profissionais buscaram formas de evoluir esses registros, incluindo informações. Foi uma iniciativa bastante válida, mas que trazia em si complexidade e custos.

Considerando que esses documentos precisam cumprir determinados prazos legais e que qualquer informação adicional fará com que sejam preparados de maneira mais demorada, essa abordagem de dar a eles caráter gerencial não é, em última análise, muito recomendada.

Assim, surgiu a prática da produção de relatórios gerenciais como peças separadas voltadas especificamente para essa finalidade. Eles até usam muitos dos mesmos dados que os relatórios financeiros e contábeis, mas são apresentados de uma maneira mais útil e em velocidade completamente distinta. As possibilidades de integração de sistemas permitem inclusive que os dashboards sejam atualizados em tempo real.

Principais tipos

Há uma infinidade de formatos e informações que podem estar contidas em um relatório gerencial. Eles podem ser específicos, trazendo a evolução do desempenho de apenas uma área do negócio, ou mais genéricos, apresentando uma síntese dos principais indicadores de toda a organização.

Também podem ser periódicos. Geralmente, as empresas utilizam uma versão consolidada para as reuniões de resultados mensais. Em alguns casos, essa frequência pode ser ainda mais ágil. Por exemplo, equipes de vendas acompanham relatórios semanais ou até diários. Empresas atuantes em ambientes digitais ou fortemente influenciadas pela inovação também costumam ter ciclos mais rápidos.

Alguns sistemas disponibilizam a possibilidade de extrair um relatório gerencial a qualquer momento. Basta que ele esteja parametrizado e alimentado em tempo real para que a informação seja observada na hora em que houver a necessidade.

Outra modalidade bastante interessante, e que demanda uma maior integração de fontes, além de um trabalho estatístico, são os relatórios preditivos. Ou seja, aqueles capazes de indicar tendências baseados em fatos. Esse tipo de análise está moldando o cenário empresarial: as decisões são cada vez menos tomadas levando em consideração apenas as opiniões e impressões dos gestores.

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O que fazer para otimizar o uso dos relatórios gerenciais?

Nas empresas que implantaram uma cultura de criação e utilização de relatórios gerenciais, é comum que, inicialmente, as pessoas fiquem um tanto quanto perdidas em virtude do excesso de informações. A melhor opção é começar sempre pela coleta e análise dos indicadores-chave, algo que favorece o desenvolvimento desse tipo de iniciativa.

Listaremos na sequência algumas dicas de uso que podem ser muito interessantes para acelerar esse processo de evolução da maturidade gerencial. Confira!

Monitore seus clientes

Hoje, temos muito mais possibilidades de nos relacionar com os clientes, obtendo informações cruciais para a determinação de padrões de consumo. Dessa forma, é possível estabelecer diversas práticas para conhecer melhor as pessoas que efetivamente fazem negócios com você.

O NPS, por exemplo, é uma ótima forma de avaliação do nível de satisfação. Busque também pelos dados demográficos, pois são bastante interessantes para projetar lançamentos e planejar expansões.

Controle o estoque

Estoque é um dos temas essenciais para indústrias e comércios. O desenvolvimento das metodologias de gestão de estoque atingiu um nível muito alto. Até bem pouco tempo, era comum encontrar empresários que acham que ter grandes quantidades de insumos e produtos acabados seria interessante, pois garante a produção e as vendas.

Porém, eles desprezam os custos envolvidos tanto para armazenamento quanto em relação ao capital imobilizado. Há formas bem mais inteligentes de fazer a gestão do estoque, trabalhando com quantidades menores e com fornecedores mais responsivos.

Utilize as finanças estrategicamente

Como foi mencionado, as empresas estão habituadas a elaborar relatórios financeiros e contábeis que seguem exigências padronizadas para atender a requisitos legais. No entanto, esse tipo de documento nem sempre é a melhor opção para efeitos de tomada de decisão.

Quando você elabora relatórios gerenciais trazendo informações financeiras, pode melhorar sua capacidade de gestão do caixa e a rentabilidade, além de entender quais são seus prazos médios de pagamento e recebimento e eventualmente rever suas políticas, renegociando contratos e condições.

Conheça seus colaboradores

A área de Recursos Humanos é, certamente, uma das que mais evoluiu nos últimos anos. Não é mais razoável que um RH faça apenas as atividades burocráticas ligadas às admissões e demissões ou à gestão do ponto e folha de pagamento. Os profissionais de gestão de pessoas ganharam protagonismo à medida que as empresas entenderam que os colaboradores são os principais ativos.

Agora, é mais comum ver organizações preocupadas em medir a performance de cada indivíduo, tanto em termos quantitativos quanto qualitativos. É interessante observar os talentos e propiciar condições para seu desenvolvimento, bem como analisar os fatores que influenciam na qualidade de vida e na produtividade de todos.

Existem duas situações que precisam estar claras para todo gestor, já que podem ser muito prejudiciais. A primeira é negligenciar as informações oferecidas pelos relatórios, partindo para fazer as escolhas sem embasamento nos fatos. E a segunda são os riscos de um sistema ineficiente para coleta e apuração de dados, fazendo com que seus relatórios gerenciais apresentem erros implícitos.

Por isso, é fundamental contar com fornecedores de software credenciados e fazer com que os colaboradores estejam realmente engajados em relação à correta atualização das bases de dados, que são a matéria-prima dos relatórios gerenciais. Isso fica mais fácil quando o empreendimento faz com que entendam a importância do trabalho.

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