Como implantar a gestão por processos em uma organização

Implantar uma gestão por processos em uma organização, de maneira bem estruturada e eficiente, garante o sucesso de qualquer empresa. Essa prática se tornou ainda mais importante atualmente, já que o pensamento de que para vender mais basta ter o melhor produto ficou ultrapassado.

Seu negócio possui mais de um setor, certo? Então, para que tudo ocorra bem e você se livre de gargalos no processo produtivo, todos precisam trabalhar em conjunto e estar em perfeita harmonia. Pense nas engrenagens de uma máquina: se uma estiver fora do lugar, prejudica o funcionamento de todo o resto.

O mesmo vale para a gestão por processos e o bom funcionamento dos setores. Um precisa estar em sintonia com o outro para que as metas da sua empresa sejam alcançadas com mais facilidade e com a garantia de eficiência.

Neste sentido, elaboramos este conteúdo para explicar melhor como você pode implantar a gestão por processos de maneira eficaz na sua organização. Confira!

O que é uma gestão por processos?

Como explicamos, todas as áreas da sua empresa precisam trabalhar em conjunto para que tudo dê certo. Assim, o termo “gestão por processos” se refere a unir gestão de negócios com tecnologia, para melhorar os seus resultados.

O método consiste em ter acesso e poder analisar os dados de todos os setores, de forma simultânea e em tempo real. Assim, o processo tradicional de divisão por áreas, onde cada uma produz seu próprio relatório, já não é mais efetivo.

Essa prática facilita bastante os processos operacionais da sua empresa. Por meio de uma gestão por processos, você consegue otimizar e padronizar as atividades rotineiras do seu negócio.

Como implantar a gestão por processos em uma organização?

Agora que você já sabe o que é a gestão por processos, chegou a hora de aprender como pode colocar ela em prática na sua empresa. Confira abaixo as dicas para fazer isso da melhor forma possível.

Faça uma análise

Antes de mais nada, você precisa identificar suas principais dores em relação à forma como tudo acontece na sua organização. Onde são necessárias melhorias? Quais são mais urgentes? Fazer estas reflexões é essencial.

Monte uma equipe qualificada

Se o intuito é que todos os setores trabalhem em perfeito estado de harmonia, então, é fundamental ter profissionais responsáveis e qualificados em todas as áreas. Só assim a gestão por processos pode ser efetiva.

Incentive a mudança

Para que o método funcione, deve-se criar uma cultura nova na empresa. Para isso, aposte em inovações e tendências de mercado. Tanto você quanto os demais gestores ou diretores da organização precisam estar igualmente empenhados para que dê certo.

Forneça treinamentos

Não basta promover mudanças se os seus funcionários não forem capacitados para isso. Portanto, é essencial fornecer treinamentos e demais capacitações necessárias para que aprendam a trabalhar no seu novo modelo de gestão.

Acompanhe a execução

Depois de tudo pronto, aí é que começa o verdadeiro trabalho. Você, como líder e pessoa responsável pela empresa, precisa estar, mais do que nunca, atento a como os processos estão fluindo. Com isso, é possível identificar quais são os erros e consertá-los o quanto antes.

Gestão por processos e gestão de projetos são a mesma coisa?

Mesmo que ambas estejam frequentemente associadas, essas práticas são diferentes. Gestão por processos envolve trabalhos rotineiros, com resultados constantes. Ela é permanente e replicável, e qualifica o produto que vai ser entregue para os clientes.

Já a gestão de projetos consiste em um procedimento temporário, planejado de forma única, cujos resultados são específicos, de acordo com seu objetivo. Porém, sua semelhança com a gestão por processos é que ambas possuem escopo e recursos definidos, além de unir o trabalho de mais de um setor.

Ou seja, a gestão por processos é contínua dentro de uma empresa e gera um efeito a curto, médio e longo prazo, sem um prazo de validade. Enquanto isso, os projetos possuem um tempo de início e fim definidos.

Como saber se a gestão por processos está dando resultados?

Uma das principais preocupações de um gestor é com os resultados da empresa. Portanto, a principal desconfiança sobre adotar ou não um método de trabalho diferente está em como isso vai, de fato, impactar no lucro.

Contudo, por meio de indicadores de desempenho, é possível ter uma base de análise para entender o que realmente mudou para melhor. Veja as principais métricas:

  • Produtividade: ótimo indicador para comparar a relação entre o tanto que o colaborador produziu, de acordo com a quantidade de horas trabalhadas. Acima de tudo, você consegue ter noção de como os seus recursos estão sendo empregados e o quanto geram resultados.
  • Qualidade: não basta apenas produzir em larga escala se a qualidade dos seus produtos ou serviços não corresponder às expectativas dos clientes. Portanto, comparar se houve uma evolução quanto à qualidade dos produtos também é útil.
  • Capacidade: esse indicador calcula a porcentagem de resposta do processo instaurado. Por exemplo: você consegue saber o quanto sua empresa, equipe ou colaborador específico produziram durante um determinado período de tempo.
  • Indicadores estratégicos: responsáveis por fazer um comparativo geral. Mostram como você estava antes e como está agora, onde piorou, melhorou e o que precisa ser feito.

Onde a tecnologia entra na gestão por processos?

A tecnologia está cada dia mais presente em todas as áreas do mercado, devido às suas soluções práticas e inovadoras, que contribuem para uma automatização e otimização de diversos processos.

Os sistemas de gestão empresarial – ou Enterprise Resource Planning (ERP) – estão em alta no mundo dos negócios durante os últimos anos. Eles conseguem unir as informações e dados de todos os setores de uma empresa em uma única central.

Assim, todos têm acesso a tudo, de forma efetiva e em tempo real. Além disso, um sistema de gestão atua diretamente como meio para uma automatização dos processos rotineiros de uma organização. Com isso, permite aos profissionais o foco em outros pontos importantes. Escolhendo a ferramenta ideal para o seu negócio, você também consegue identificar crises com antecedência ou no momento em que acontecerem, podendo resolvê-las o quanto antes.

Dessa forma, você ganha em agilidade e planejamento. Além disso, economiza tempo e dinheiro, com o gerenciamento da sua organização na palma da sua mão.

Esperamos ter esclarecido suas dúvidas sobre como implantar a gestão por processos em uma organização. Se você quer saber ainda mais sobre o tema, leia nosso artigo sobre os passos simples para melhorar esse tipo de gestão na sua indústria.

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