RFP: por que pensar nisso na hora de escolher um software?

Com a Request for Proposal (RFP) — solicitação de proposta, em português —, é possível determinar alguns padrões de negociação e identificar quem são os melhores fornecedores para a sua empresa. Assim, ela consegue passar todas as informações de que você precisa no momento de escolher um bom produto ou serviço — por exemplo, prazo, entrega, requisitos técnicos, condições de pagamento e logística.

Com essa prática, seus colaboradores não precisam ficar horas realizando ligações para diversos fornecedores, esperando a resposta formalizada por e-mail e criando planilha para comparar as vantagens e desvantagens de cada um.

Quer saber mais sobre a elaboração da RFP? Então continue a leitura e descubra por que pensar nisso na hora escolher um software!

Quais os motivos para elaborar uma RFP?

Existem diversos motivos para uma empresa decidir pela RFP, pois ela consiste em uma estratégia capaz de ajudar o negócio a se posicionar bem no mercado. Conheça os principais motivos para aderir a essa ferramenta dentro de sua organização!

Ajuda a descobrir as reais necessidades

A RFP ajuda a compreender as reais necessidades da empresa. Com essa ferramenta, o gestor consegue otimizar seus processos de escolha, pois ele passa a se comunicar com mais eficiência com os fornecedores. Afinal de contas, é preciso que eles entendam o que você precisa para poderem oferecer as soluções adequadas.

Diminui riscos

Muitas empresas correm muitos riscos diariamente, os quais podem ser minimizados de forma significativa com a RFP. Isso porque, ao escolher softwares inadequados para seus processos, acabam criando gaps que prejudicam a performance do negócio.

É importante destacar que a solução começa pelo relacionamento com o fornecedor para realizar um processo de licitação competitiva. Assim, ao emitir uma solicitação de proposta bem executada para o mercado, o processo de licitação competitiva busca as melhores cotações possíveis para os serviços necessários. Dessa forma, os critérios são medidos por meio de um conjunto comum de padrões.

Faz uma seleção criteriosa

Saiba que o mercado de tecnologia está crescendo significativamente. A prática de elaborar uma RFP é fundamental para selecionar prestadores de serviços que atendam às exigências da sua organização.

Dessa forma, apenas aqueles que conseguem cumprir com as exigências específicas é que vão poder submeter possíveis propostas, poupando, assim, tempo dos gestores e colaboradores do projeto.

Torna a negociação mais viável

Com a RFP, a negociação com o fornecedor torna-se mais eficiente, pois você consegue receber propostas com mais agilidade e, assim, realizar um processo de contratação mais satisfatório.

Hoje em dia, é preciso buscar estratégias que deixem as tarefas mais simples e rápidas. Quando você consegue realizar isso dentro da empresa, consequentemente, tem a oportunidade de repassar isso para os clientes.

Quando usar a RFP?

Como já foi mencionado, a RFP consiste em um documento usado quando há a necessidade de solicitar um orçamento. Uma empresa pode beneficiar-se de diversas maneiras ao procurar uma solução, já que esse documento reúne informações de fornecedores e ferramentas tecnológicas.

A RFP permite que o gestor consiga ter a adesão de todas as partes interessadas no projeto, encontrando as expectativas e os requisitos básicos do produto.

Além de deixar claras as reais necessidades de seu negócio, a RFP funciona como base para realizar uma comparação detalhada de fornecedores quanto a funções, critérios de implementação, requisitos de investimentos e muitas outras coisas. Isso é essencial para que você compare as ofertas.

Assim, uma organização que pretende atualizar seu sistema de gestão, por exemplo, pode pedir propostas para distintos fornecedores de ERP. Nesse caso, a RFP inclui detalhes para identificar o sistema que melhor atende a empresa, além de aspectos como a necessidade de realizar treinamentos entre os usuários, a fim de integrar o novo sistema dentro da empresa.

Todavia, vale ressaltar que, quando se trata de um simples upgrade de um sistema, não há motivo para utilizar esse tipo de documento. Isso porque o processo envolve somente a emissão de um pedido de cotação para o fornecedor já estabelecido.

Como fazer uma RFP?

Quando você decidir providenciar uma proposta, é possível detalhar o produto ou serviço que está procurando no mercado. Assim, fica mais simples encontrar o desejado. Isso possibilita que você entre em contato com vários fornecedores ao mesmo tempo.

Veja como fazer uma RFP!

Avalie a proposta

A avaliação da proposta é essencial para evitar duplo sentido ou informações erradas, de maneira que sejam abordadas todas as características do que será fornecido.

Faça um modelo de orçamento

Para evitar possíveis falhas e retrabalho, um modelo de orçamento eficiente precisa conter as informações que se esperam de um bom fornecedor. É fundamental definir a forma de pagamento, assim como outras condições e termos.

Elabore um projeto

Nessa hora, a proposta ajuda a estabelecer o que, de fato, será realizado no projeto, encontrando o produto, serviço ou resultado que deseja ser alcançado. Esse momento serve, também, para tirar possíveis dúvidas, criar soluções, estabelecer um cronograma, entre outros pontos importantes.

Saiba das restrições e premissas

Compreenda que as restrições são todos os aspectos internos e externos que podem afetar o projeto, como o tempo, a qualidade e os custos.

Já as premissas consistem nas questões para que tudo aconteça bem. Ou seja, são as hipóteses assumidas como verdadeiras, sem a necessidade de provas ou demonstrações.

Conseguir ter todas essas informações bem determinadas é a principal condição de sucesso.

Determine as responsabilidades

É fundamental saber as responsabilidades de cada pessoa relacionada ao projeto, assim como o modelo de gestão desejado. Esses aspectos precisam ser documentados com a finalidade de evitar possíveis dúvidas ou conflitos entre os colaboradores. Portanto, analise a capacidade de mobilização do time antes de fazer a submissão do projeto.

Como vimos, é preciso estar atento no momento de elaborar uma RFP, pois esse documento é fundamental para uma boa negociação com os fornecedores. Saiba que eles são essenciais para que você consiga entregar um bom produto para os seus consumidores.

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