Sistema de gestão integrada: 10 benefícios para sua organização

Até mesmo pequenos negócios como quiosques de rua contam com o suporte de algum tipo de ferramenta de automação. Isso não é feito apenas para melhorar processos internos e simplificar a gestão financeira. A indústria, por exemplo, conta com um sistema de gestão integrada.

A tecnologia definitivamente revolucionou a forma como as relações humanas e de consumo ocorrem. Hoje, não podemos mais imaginar o mundo sem os tablets, smartphones e notebooks. Também não vivemos mais sem as lojas virtuais, o relacionamento com empresas nas mídias sociais, entre muitas outras facilidades. É claro que essa realidade afeta diretamente a rotina das empresas.  Acima de tudo, essa é uma forma de satisfazer as necessidades desse novo consumidor.

Como usar essas ferramentas?

Um dos assuntos em pauta nas organizações é justamente o uso dessas ferramentas de automação: os sistemas de gestão integrada. É com esses tipos de sistemas que podemos otimizar a rotina da organização, cortando processos manuais e melhorando muito o desempenho da empresa.

O assunto é muito profundo, isso porque é necessário que o empreendedor domine bem alguns aspectos para que possam refletir a respeito da situação da sua empresa. Pensando nisso, resolvemos trazer um material especial, detalhando todas as informações o que os nossos leitores precisam saber a respeito de um sistema de gestão integrada.

Saiba tudo sobre ERP!

Aqui você vai saber o que é um sistema de gestão integrada e quais são seus benefícios, descobrir os principais módulos, aprender a fazer uma gestão de mudança para o novo sistema, descobrir as principais métricas para medir o desempenho do ERP e, além de tudo isso, saber como realizar a contratação do melhor prestador de serviço na sua área.

Portanto, se você deseja que a sua empresa esteja por dentro das novidades e pretende implementar um Sistema de Gestão Integrada, continue a leitura deste post e descubra tudo o que você precisa saber sobre o assunto!

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Afinal, o que é um sistema de gestão integrada?

O sistema de gestão é um programa de computador desenvolvido para auxiliar na gestão dos negócios. Eles são utilizados em todos os setores da empresa, independentemente do tamanho e do ramo de atividade do negócio. São também conhecidos como ERP — do inglês Enterprise Resource Planning

Normalmente os sistemas de gestão integrada estão interligados aos processos da empresa, desde a solicitação de compra de um suprimento até o recebimento da fatura. Permeiam todas as etapas produtivas e seus desdobramentos contábeis.

Benefícios do ERP?

1. Melhoria no controle dos processos

Com a utilização de um sistema de gestão integrada todos os seus processos estarão suportados e controlados por ferramentas informatizadas.

Todas as operações serão registradas e o fluxo da informação e das atividades será monitorado. Assim, quando a nota fiscal de um insumo for registrada no sistema, o “contas a pagar” será informado, gerando um título a ser pago.

O estoque no almoxarifado será incrementado e disponibilizado para a área produtiva utilizar o suprimento. A área de manufatura manipulará este insumo e a área de vendas poderá vender o produto acabado que foi produzido.

O faturamento será feito e o “contas a pagar” receberá um valor a ser cobrado. Tudo isso com os controles fiscais e contábeis sendo feitos.

2. Diminuição dos retrabalhos

Haverá uma redução muito grande do retrabalho. A informação fluirá pelos diversos setores da empresa sem que haja manipulação e a alteração dos dados.

Trabalhos repetitivos serão sistematizados, disponibilizando recursos humanos para outras tarefas mais sofisticadas e estratégicas da empresa.

3. Confiabilidade das informações

Como as informações não serão mais manipuladas, a confiabilidade aumentará. A transferência dos dados para os órgãos fiscalizadores será mais tranquila e a possibilidade de erros diminuirá.

O atendimento ao Sped — Sistema Público de Escrituração Digital —, tanto o contábil quanto o fiscal, será feito com mais segurança e validado antes da transmissão para as instituições responsáveis.

Todos os registros de produção, necessários para o Bloco K, poderão estar disponíveis, facilitando o envio. Aplicativos de apoio à tomada de decisão, dotados de gráficos e relatórios sintéticos, estarão acessíveis para os gestores, facilitando a administração.

4. Utilização de dashboards

Gerir uma empresa baseado em suposições pode acarretar inúmeros problemas. Por outro lado, a utilização de dashboards de um sistema de gestão integrado apoia a decisão sobre cada tarefa a ser executada.

Desse modo, um painel de controle permite visualizar o que é feito em cada departamento: isso possibilita uma visão mais ampla do negócio e facilita o controle dos processos.

Além disso, gráficos são disponibilizados para apresentar o desempenho das tarefas. Assim, cada vez que uma atividade não apresentar o resultado esperado, as falhas podem ser corrigidas em tempo real.

5. Agilidade nos processos

Os processos estarão mais ágeis e transparentes — podendo ser visualizados por todos os departamentos da empresa. Além disso, alguns ERPs dispõem de facilidades para serem liberados para o chão de fábrica, garantindo rapidez nas atividades fabris e uma segurança maior no controle e acompanhamento da produção.

6. Otimização de processos

Além de ágil, o sistema inteligente permite o aumento na produtividade e a otimização nos processos da empresa. Isso porque os resultados podem ser monitorados e controlados pelo gestor.

Ao acompanhar o andamento das atividades, todas as tarefas podem ser organizadas para atingir as metas propostas e avaliar o desempenho dos colaboradores — retrospecto de vendas, produtividade da indústria, relacionamento com os clientes e a qualidade dos serviços, por exemplo.

A avaliação dos processos é baseada em dados confiáveis e precisos — e não somente em “achismos” e na intuição que, muitas vezes, pode falhar. Logo, a tomada de decisões é apoiada por aspectos realmente relevantes.

7. Redução de custos

O custo da operação total será reduzido. As despesas eventuais, como multas e atrasos, serão minimizadas face ao maior controle e supervisão. A eliminação do retrabalho e a assertividade nas tarefas também trarão um decréscimo no custo.

8. Redução de erros

De fato, as tarefas rotineiras executadas manualmente estão sujeitas a erros, principalmente quando a pessoa responsável realiza diversas funções na empresa.

Ao utilizar um sistema de gestão integrada, muitas demandas são automatizadas. Assim, as falhas são evitadas e o profissional pode se dedicar a atividades que realmente trazem retorno para a organização.

9. Redução nas perdas

Outro ponto importante é que um sistema ERP gera economia para a empresa e reduz as perdas. Isso porque ele identifica quais pontos precisam ser melhorados e mostra as opções adequadas para que as metas sejam alcançadas.

Assim, a redução das perdas refletirá em todas as fases do projeto: planejamento, execução, cadeia produtiva e logística. Ou seja, todas as operações e atividades que não agregam valor ao produto final são removidas do processo. Isso evita erros e desperdício de insumos e produtos.

Dessa forma, sem dúvidas, o melhor investimento que uma empresa pode fazer para otimizar os custos e reduzir as perdas é implantar um sistema ERP em suas atividades.

10. Abolição de diversos softwares

Algumas empresas utilizam diversos programas exclusivos para cada função (contas a pagar, folha de pagamento, impostos, controle das vendas, controle de produção, etc.). Além de sair caro o custo para cada licença específica, muitas vezes não é possível a comunicação entre os softwares — e isso representa desperdício de tempo e dinheiro.

Ao optar por um sistema ERP, todos os processos são integrados. Ou seja, existe um controle de ponta a ponta de todo o gerenciamento da empresa. Assim, o negócio ganha uma comunicação interna mais eficiente e os custos são drasticamente reduzidos.

Muito mais benefícios

Além desses benefícios que falamos até aqui, muitos outros serão acrescentados à sua empresa. Entre eles, podemos destacar:

  • gera transparência e cria um clima organizacional (ambiente interno da empresa) mais saudável;
  • padroniza os processos;
  • fortalece a imagem da empresa no mercado;
  • aumenta as vendas e o número de clientes;
  • melhora a produtividade;
  • aumenta a competitividade;
  • utiliza as melhores práticas de gestão;
  • melhora o fluxo da informação;
  • reduz o tempo de reuniões;
  • elimina incertezas;
  • otimiza estoques;
  • aumenta a qualidade dos produtos e serviços;
  • diminui os riscos de acidentes (inclusive ambientais);
  • eleva a satisfação de funcionários, clientes, investidores e acionistas.

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Principais módulos do ERP

Pelo que deu para perceber, a ideia é integrarmos uma série de processos em um só lugar, certo? Com isso, podemos reduzir uma série de problemas que ocorrem nas organizações, como o retrabalho, gargalos de produção, ruídos de comunicação, entre muitos outros.

São muitas as funcionalidades de um Sistema de Gestão Integrada. A ideia é suprir todas as necessidades de uma organização. Podemos gerir melhor a cartela de clientes ou simplesmente organizar os processos internos para garantir o máximo de eficiência. Tudo isso de uma forma limpa.

Para que o nosso leitor consiga visualizar com mais clareza cada aspecto de um CRM, listamos os principais módulos explorados por ele. Vamos conferir?

1. CRM

Em primeiro lugar, temos o CRM (Customer Relationship Management). Esse módulo tem como objetivo trabalhar no gerenciamento do relacionamento com o consumidor. É indispensável para aumentarmos a vendas e, o que é mais importante, estabelecer um laço de proximidade com o cliente.

Basicamente, a ideia é coletarmos dados sobre a clientela para que possamos desenvolver um atendimento mais personalizado e, com isso, trabalhar na fidelização. Por meio do CRM podemos desenvolver um relacionamento de longo prazo, que certamente gera uma série de benefícios para a organização.

Para que você entenda um pouco mais sobre esse assunto, resolvemos trazer mais detalhes sobre o CRM. Confira.

Acompanhe o cliente de perto

O primeiro grande benefício do CRM é o fato de que você consegue acompanhar cada detalhe do relacionamento com o seu cliente. É possível conferir o histórico de compras, os motivos de recusa, o tempo médio de atendimento, entre uma série de outras questões.

Com esse tipo de informação você pode melhorar muito o relacionamento com o cliente.

Realize um atendimento personalizado

Como consequência do primeiro benefício temos a questão do atendimento personalizado. É claro que, com os dados do cliente, você evita um atendimento genérico e impessoal. A partir de agora você entende as necessidades do seu público e pode conversar na mesma “língua” que ele.

Monitore o funil de vendas

Outro grande benefício do CRM é o fato de que você poderá monitorar o funil de vendas, isto é, os clientes do fundo, do meio e do topo do funil. Dessa forma é possível elaborar estratégias específicas para cada fase e saber exatamente em que estágio o cliente especifico que será abordado se encontra.

2. SCM

Como vimos, tudo está sendo afetado pela tecnologia. Do consumidor ao fornecedor, todo o público externo que se relaciona com a sua empresa é influenciado pela tecnologia de alguma forma. A relação de consumo, portanto, agora está intimamente relacionada à tecnologia.

É justamente por conta disso que temos o nosso segundo módulo, o SCM (Supply Chain Management, ou gestão da cadeia de suprimentos). Da conclusão de uma venda até a entrega do produto para o cliente temos uma série de processos que devem ser monitorados para atingirmos uma performance melhor.

Da mesma forma como fizemos com o CRM, vamos verificar alguns dos principais benefícios e a funcionalidade do SCM. Acompanhe.

Tome decisões em tempo real

Cadeias de suprimento podem variar de complexidade de empresa para empresa, mas uma coisa é fato: quanto melhor for o nosso tempo de resposta, melhor será a solução para determinado problema. O SCM permite o monitoramento em tempo real de toda a cadeia, o que é fundamental para que você tome decisões tempestivas.

Planeje toda a sua cadeia

Outro grande benefício do SCM para a organização é o fato de que você pode planejar toda a sua cadeia de suprimentos, garantindo mais eficácia em todos os processos. Da compra de mercadorias até a entrega do produto para o seu cliente, você poderá pensar em cada etapa, o que torna tudo muito mais previsível.

Gerencie a burocracia

Em todos as cadeias de suprimento acabamos passando por uma série de burocracias, certo? Um grande exemplo são as notas fiscais. Por isso, o último benefício que listamos é a possibilidade de gerenciar uma série de documentações que são “geradas” ao longo da cadeia.

3. SRM

Muitos acreditam que o público externo de uma empresa é formado somente pelos clientes, mas essa é uma noção equivocada da realidade. O fato é que existe outro público indispensável para o sucesso da empresa e que também merece toda a sua atenção: estamos falando dos fornecedores de mercadorias, matérias-primas e serviços.

O SRM (Supplier Relationship Management) é um módulo que existe justamente para suprir essa carência. Com ele é possível gerir melhor as suas compras, trabalhar o relacionamento com o fornecedor de uma forma mais cuidadosa e, o que é mais importante, garantir as melhores condições para as suas compras.

Como os outros módulos, o SRM precisa de uma atenção especial, por isso listamos alguns dos principais benefícios a seguir.

Organize a lista de fornecedores

Em primeiro lugar, uma das funções mais importantes de um SRM é a organização da lista de fornecedores. Você pode categorizar todos de acordo com os tipos de produtos e serviços necessários para a sua empresa, como manutenção, matéria-prima, itens de produção, entre muitos outros.

Acompanhe o histórico

Outro grande benefício do SRM é o fato de que você pode monitorar o histórico com o seu fornecedor — não só a questão dos preços (que é indispensável), mas detalhes das operações, como tempo médio de entrega e atendimento, entre muitos outros.

Desenvolva um relacionamento lucrativo

Não é apenas a questão da produtividade que é importante. Outro ponto crucial está relacionado aos benefícios financeiros no seu relacionamento com o fornecedor. Com o SRM você tem as informações necessárias para construir um relacionamento mais frutífero com ele, o que é fundamental para melhorar as negociações.

4. PLM

Um produto é pensado, elaborado, fornecido para determinada empresa que, por fim, vende para o cliente final, que vai consumi-lo. Sim, todo o produto passa por uma história, seja ela contada dentro ou fora da sua empresa.

O PLM (Product Lifecycle Management) é a o módulo que permite que você compreenda cada aspecto da história do produto. Com isso, é possível melhorar processos relacionados a ele, trabalhar o desempenho do seu time e, é claro, garantir um padrão de qualidade para encantar o seu consumidor.

A seguir vamos explorar alguns dos principais benefícios desse módulo.

Monitore dados

Um dos grandes benefícios do PLM é que você pode criar um grande banco de dados a respeito dos produtos comercializados pela sua empresa. Dessa forma, pode garantir não só um padrão de qualidade, mas o que é ainda mais importante: trabalhar em um processo de melhoria contínua.

Descubra o potencial

Quais são os produtos que merecem mais atenção? Em outras palavras, quais deles geram mais receita e satisfação para o seu consumidor? Essa é uma informação que pode ser muito relevante, e certamente vai ajudá-lo a decidir quais são as mercadorias que merecem continuidade e aquelas que devem ser abandonadas.

Acompanhe todo o ciclo de vida

Por fim, com o PLM você acompanha o produto em todas as etapas do seu ciclo de vida: concepção, projeto, execução e serviço. A partir desse monitoramento você pode encontrar uma forma de descobrir falhas ou gargalos em cada uma das etapas.

5. Módulo de vendas

Agora vamos falar de um módulo que costuma ser confundido com o CRM, que vimos anteriormente, mas na verdade é uma unidade autônoma. Estamos falando do módulo de vendas, indispensável para acompanharmos tudo o que está relacionado a uma venda realizada.

Com o módulo de vendas você pode descobrir o desempenho da sua empresa nessa área — e o que também é importante, monitorar os resultados do seu time de vendedores. Com isso, pode passar feedbacks mais precisos para a equipe, pensar em estratégias para aumentar as vendas, entre muitos outros benefícios.

Vamos conferir um pouco mais sobre essa ferramenta logo a seguir?

Acompanhe indicadores de desempenho

O primeiro passo para melhorar as vendas é levantar dados. O módulo de vendas pode ajudá-lo com isso por meio do monitoramento de indicadores de desempenho. Taxa de conversão, ticket médio e ROI (Return On Investiment): todas as principais métricas podem ser acompanhadas em tempo real.

Monitore todo o processo

Esse módulo permite que você monitore todo o processo de vendas, e isso envolve desde o orçamento e a confirmação do pedido até o processo de separação de determinada mercadoria para o envio pela transportadora. Com olhos em tudo, você evita contratempos desnecessários para você e para o cliente.

Desenvolva metas precisas

Além de ajudá-lo com funcionalidades específicas para a criação e o controle de metas, o módulo de vendas sempre fornecerá informações indispensáveis para que você desenvolva metas realistas para o seu negócio, como aquelas obtidas pelos indicadores de desempenho.

6. Módulo de controle de estoque

Para concluir os módulos, é fundamental falarmos sobre esse que é um dos mais importantes para a gestão de uma empresa: o controle de estoques. Afinal, os estoques são ativos indispensáveis para o negócio e devem ser monitorados da mesma forma como acompanhamos as finanças da empresa.

Um controle de estoques bem realizado pode ajudar o empreendedor a garantir um capital de giro maior para o seu negócio, além de manter as principais mercadorias sempre à disposição do seu público.

A seguir listamos as funcionalidades do nosso último módulo. Não perca!

Realize um inventário em tempo real

Em primeiro lugar, o módulo de estoque pode ajudá-lo a acompanhar o inventário em tempo real. Isso significa um prazo menor na realização dessa atividade, além de ser possível fazer compras mais rapidamente, à medida que for necessário.

Mantenha o capital de giro

Outro ponto que requer atenção é o fato de que o módulo de controle de estoques pode ajudá-lo a manter o capital de giro da empresa. Afinal, os excessos na hora de fazer as aquisições são evitados e, com isso, o dinheiro circula para outros destinos — também fundamentais.

Melhore o desempenho de vendas

Por fim, é claro que a manutenção de estoques também significa a melhoria do desempenho de vendas. Não fazemos compras em excesso, mas também não as realizamos em escassez. Com isso, mantemos o estoque necessário para continuar atendendo o consumidor.

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Gestão de mudança eficiente para um ERP

Muitas empresas têm processos demasiadamente operacionais. Em outros casos, apesar de contarem com o suporte da tecnologia, as instituições ainda não possuem um sistema integrado para suprir todas as suas necessidades. Muitos chegam à conclusão, portanto, de que é o momento de mudar.

No momento em que o Sistema de Gestão ERP passa a ser uma opção, é importante realizarmos uma gestão de mudança eficiente. Afinal, a transição deve ocorrer da melhor forma possível para que você possa colher os frutos dessa decisão rapidamente.

Dê o primeiro passo

O primeiro passo é reunir todos os dados que a sua empresa já possui e estão dispersos. O novo sistema vai se alimentar de todos eles e evitar essa dispersão, portando devemos ter todos eles “em mãos”. Além disso, o gestor deve planejar cada fase da implementação para que ela ocorra da melhor forma possível.

O treinamento de equipes também é um passo indispensável na sua gestão de mudanças, afinal, os colaboradores também terão acesso ao sistema para introduzirem novas informações e realizarem os processos internos. Contar com o suporte do fornecedor nesse momento é fundamental.

Melhores métricas para medir o sucesso do ERP

Já falamos um pouco sobre a importância das métricas ao longo deste material. Na ocasião, nos referimos especificamente às métricas de vendas. Será que é possível fazer o mesmo para acompanhar o desempenho do Sistema de Gestão Integrada? Não só é possível, como o monitoramento deve ser feito constantemente.

Na verdade, o controle de métricas também faz parte da “filosofia” de um Sistema de Gestão Integrado. É dessa forma que podemos trabalhar no processo de melhoria contínua, tão importante para a sustentabilidade de uma empresa no longo prazo. No caso do ERP, métricas específicas podem ser acompanhadas para medir o seu sucesso.

A seguir, listamos algumas das principais métricas para que você extraia o máximo de potencial do Sistema de Gestão Integrada do seu negócio. Vamos conferir?

ROI (Return On Investiment)

Claro que não poderíamos deixar de mencionar o ROI. A métrica tem como objetivo calcular todo o retorno sobre o investimento feito nos sistemas internos da organização. Sim, a tecnologia é um investimento, e não um custo como alguns ainda pensam. No longo prazo, o retorno financeiro para a organização é significativo.

Satisfação do consumidor

Todas as métricas relacionadas à satisfação do consumidor devem ser monitoradas. É importante frisarmos que o Sistema de Gestão Integrada não é apenas um sistema que tem como objetivo a melhoria dos processos internos, mas também está intimamente ligado à satisfação dos clientes. Você deve descobrir, portanto, os impactos do sistema nessa relação.

Desenvolvimento dos colaboradores

Será que os profissionais estão realmente se utilizando dos novos sistemas ou estão fazendo tudo à moda antiga? O desempenho deles melhorou? Eles estão satisfeitos? No final das contas, eles são uma peça fundamental para o sucesso de um ERP, portanto, devemos acompanhar de perto como essa integração está ocorrendo.

Eficiência dos processos

Para concluir, é importante que você acompanhe a eficiência dos processos internos do negócio. Será que as entregas estão sendo realizadas mais rapidamente? Qual é o tempo médio de atendimento? A manutenção de estoques ocorre sob medida? Tudo o que era feito antes deve ser feito de uma forma ainda mais rápida e eficiente.

Como contratar a melhor solução

Se você chegou até aqui, provavelmente deve estar ansioso para implementar o Sistema de gestão integrada no seu negócio, certo? Pode ser ainda que você já conte com esse tipo de sistema, mas deseje trocar de ERP.

É preciso levar em consideração que a maioria das empresas já conta com esse tipo de solução. Para se manter competitivo, portanto, é preciso se adequar ao mercado.

Então, como contratar a melhor solução em ERP?

Certamente é preciso escolher um fornecedor do serviço que possa atender a todas as suas necessidades. Afinal, o objetivo é que esse sistema realmente colabore para gerar inúmeras melhorias para o seu negócio.

Em primeiro lugar, é importante descobrir quais fornecedores oferecem soluções personalizadas para o seu ramo de atuação — se essas empresas tiverem know-how a respeito da sua área é ainda melhor, pois elas poderão colaborar com toda a etapa do planejamento de implementação do novo sistema.

Além disso, o suporte é outro ponto que requer atenção. É preciso que o fornecedor do sistema se mostre disponível para a resolução de quaisquer tipos de problemas que sejam apresentados. Dessa forma você será capaz de manter a produtividade do seu negócio e conseguirá extrair o máximo das ferramentas.

Portanto, descubra as suas necessidades e mostre para o fornecedor tudo o que precisa ser atendido. Assim, ambos podem trabalhar em conjunto para desenvolver a melhor solução. Personalização é uma das palavras-chave de um ERP. O sistema precisa se adaptar à sua empresa e à sua realidade.

Automação é o caminho

A automação é, sem dúvidas, o caminho certo para manter a organização no trilho do desenvolvimento. O mercado não pára de apresentar novidades e os consumidores estão cada vez mais exigentes. O padrão de qualidade subiu muito, já que até mesmo os consumidores percebem os benefícios de um sistema como o ERP.

Do controle de estoques até a gestão de relacionamento com o consumidor: o fato é que, embora estejamos falando de processos completamente diferentes, todos devem trabalhar em conjunto para garantirmos melhores resultados. É justamente por isso que o ERP é tão importante — pois ele possibilita essa integração.

Esperamos que este material tenha lhe ajudado com os insights necessários para que a implementação de um ERP na sua empresa. As informações são indispensáveis para que você perceba que esse tipo de solução pode, de fato, contribuir para a criação de uma empresa com foco em inovação.

Por falar em inovação, se você já ouviu falar no termo “indústria do futuro” mas não sabe exatamente do que se trata, confira este e-book sobre o assunto!

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