O que são indicadores de desempenho e como usá-los em sua empresa

O que são indicadores de desempenho e como usá-los em sua empresa

Entenda neste post o que são indicadores de desempenho, para que servem e como utilizá-los na sua empresa. Descubra também como eles mensuram os resultados.

A busca por mecanismos de gestão mais eficazes faz parte do dia a dia de qualquer negócio. Com uma rotina de gestão mais inteligente, a empresa pode reduzir custos, melhorar os seus investimentos e ter serviços mais competitivos.

Nesse cenário, mensurar os resultados do negócio é fundamental. Identifica os motivos pelos quais os objetivos não estão sendo alcançados e quais são as oportunidades de melhorias. O uso de indicadores de desempenho permite ao gestor acompanhar a performance das rotinas e aprimorar a tomada de decisão com alta precisão. Além disso, a empresa passa a ter uma visão abrangente sobre todos os seus processos e quais os caminhos são necessários para atingir melhores resultados.

Neste artigo vamos falar sobre o que são indicadores de desempenho, para que servem e como se relacionam a esse assunto. Confira!

O que são indicadores de desempenho e para que servem?

Os indicadores de desempenho são uma ferramenta de gestão que permite analisar os resultados dos processos de forma mais direcionada. Com eles, se torna possível saber se:

  • as metas foram alcançadas;
  • se o emprego dos recursos empresariais foi eficaz;
  • quais falhas ocorreram em cada etapa de um projeto.

O que são indicadores de desempenho e como eles podem ser aplicados a várias áreas do negócio?
Para responder a essa pergunta, é possível analisar a aplicação na área de vendas e de logística. Na parte de vendas, por exemplo, eles abrem espaço para o gestor identificar como cada campanha de marketing conseguiu atingir o seu objetivo. Já na logística, ele dá as bases para o negócio identificar rotas mais eficazes e a origem de desperdício de recursos.

Utilizando todas essas informações, o gestor pode acompanhar melhor as rotinas e saber quais ações são mais eficazes e precisam ser tomadas. Os profissionais responsáveis por cada área terão uma visão abrangente sobre todos os setores, o que está influenciando os resultados obtidos e pontos que necessitam de melhorias.

o que são indicadores de desempenho

Quais indicadores devem ser acompanhados?

Existem vários indicadores de desempenho que devem ser acompanhados na indústria. Desde questões operacionais até a saúde financeira. A seguir, listamos alguns deles:

Total de horas trabalhadas

Esse indicador, como o nome diz, representa a quantidade de horas que foram dedicadas à produção. Quando a economia prospera e a demanda é alta, esses números sobem. Por outro lado, nos momentos de recessão ou baixa sazonalidade, a produção também cai.

Avaliando o total de horas trabalhadas, a empresa consegue ter uma noção mais precisa sobre a variação de demanda por recursos operacionais e melhorar o seu planejamento. Dessa forma o gestor consegue comprar uma quantidade mais precisa de matéria-prima, reduzir prejuízos e dimensionar equipes de maneira mais inteligente. Isso faz com que a prestação de serviços ganhe mais qualidade e a companhia tenha um orçamento mais compacto.

Aproveitamento da capacidade instalada

A capacidade instalada está ligada à estrutura da empresa. Inclui as máquinas e os equipamentos que são utilizados para a produção de itens. Esse indicador varia de acordo com o tamanho da companhia, o setor de atuação, a localização e outros fatores.

A utilização dessa capacidade está diretamente ligada à demanda de produção. Ou seja, se ela está em baixa, a ociosidade vai aumentar. Por outro lado, a alta procura faz com que a utilização alcance níveis máximos.

Compreendendo a capacidade instalada, o gestor pode fazer investimentos mais inteligentes e otimizar sua infraestrutura. Se o negócio possui rotinas baseadas em ferramentas de cloud computing, por exemplo, torna-se mais fácil dimensionar a quantidade de recursos que será distribuída para usuários. Ao mesmo tempo, o investimento em soluções como o outsourcing fica mais otimizado, gerando mais lucratividade para a companhia.

Nível de emprego

Esse indicador mostra a quantidade de profissionais que estão empregados. Funciona como uma espécie de “termômetro” para a área da indústria. Quando a produção está em alta, esse número cresce; quando a demanda diminui e não dá sinais de reação, o nível de emprego cai e as empresas começam a demitir.

Avaliando a variação do nível de emprego, o gestor poderá planejar as suas contratações com antecedência. Quando a companhia conta com um número exato de profissionais para atender às demandas do mercado, ela evita gargalos operacionais e se torna mais inteligente.

Índice de turnover

O turnover representa a rotatividade dos colaboradores na empresa. Ou seja: quanto maior for esse índice, maior será a frequência de contratações e demissões.

Este índice representa um custo muito alto para o negócio. Mas também pode ajudar a identificar problemas relacionados às condições de trabalho e à cultura da empresa, que fazem com que os profissionais busquem outras oportunidades. Em outras palavras, o índice de turnover permite ao negócio:

  • melhorar as suas políticas de gestão de recursos humanos;
  • aumentar o engajamento de profissionais;
  • criar um ambiente de trabalho mais inteligente.

Se a taxa de turnover é muito alta, por exemplo, é possível que a organização esteja contando com problemas de liderança, de clima ou de falta de valorização dos profissionais. O problema disso é que, possivelmente, essa insatisfação vai se refletir no atendimento ao cliente.

Para calcular o índice de turnover, basta utilizar como base o tempo médio de permanência de cada funcionário na empresa. Pode-se também utilizar a fórmula:

(nº de demissões + nº de admissões) / 2, dividido pelo total de funcionários

Com base na taxa de rotatividade, a organização pode entender os problemas internos. E criar ações para solucionar e melhorar os resultados da empresa como um todo. É importante, portanto, que esse índice seja utilizado como uma forma de melhorar o ambiente de trabalho e as políticas de gestão. Isso garante que a companhia terá profissionais motivados a atender às demandas externas.

Faturamento

O indicador de faturamento mostra quanto a empresa gerou em vendas. Esse número sozinho não quer dizer muita coisa. Ele está ligado à receita bruta e não considera o abatimento dos custos e os recebimentos que, de fato, ocorreram. No entanto, o faturamento é uma boa forma de mensurar:

  • quais itens são mais promissores;
  • quais não vendem muito;
  • qual é o ticket médio por cliente, entre outras coisas.

Esses dados são cruciais para que o negócio possa otimizar as suas campanhas de vendas. Conhecendo o perfil do seu consumidor, por exemplo, o empreendimento conseguirá fazer promoções que envolvam produtos com mais capacidade de vendas. Além disso, avaliando a variação de demanda por produtos, a empresa poderá se planejar melhor e evitar prejuízos.

Vendas efetivadas x Oportunidades

Essa também é uma forma de ajudar os empreendedores a ter uma visão do índice de fechamento de cada negociação. Para isso, é necessário medir a relação entre as vendas efetivadas e as oportunidades abertas em determinado período.

Se houver um acompanhamento desses índices em cada etapa do processo de negociação, o empreendedor terá condições de identificar os gargalos existentes no seu funil de vendas. Além de saber os motivos que levam os clientes a desistir da proposta.

Em uma situação em que o cliente desiste logo no início do processo, é possível que o problema esteja na forma como os vendedores estão realizando a abordagem. Esse tipo de informação ajuda os setores de estoques, vendas, compras e marketing, por exemplo. Também ajuda a orientar melhor suas decisões e alcançar resultados mais satisfatórios com base na realidade em que a empresa vive.

Margem de contribuição

A margem de contribuição é o dinheiro que sobra do faturamento depois que os gastos variáveis são subtraídos. Ou seja, é a receita depois da retirada do valor referente aos custos e às despesas variáveis. Depois desse cálculo é que se torna possível identificar se o desempenho está dentro do esperado.

É importante acompanhar esse indicador para saber se os resultados realmente são satisfatórios. Afinal, o faturamento por si só não mostra a realidade. Ele aponta apenas os valores que foram gerados com a venda dos produtos. Mas não reflete os gastos gerados para manter a operação funcionando.

Alcance os melhores resultados

Além dessas métricas, podemos destacar como outros indicadores de desempenho que auxiliam empresas a obterem melhores resultados:

  • as métricas de performance de infraestrutura e times;
  • os indicadores de eficácia;
  • as métricas de rentabilidade;
  • as métricas que avaliam a capacidade da empresa de gerar oportunidades de vendas — ou seja, a sua competitividade;
  • indicadores de qualidade;
  • métricas de fidelização de clientes;
  • indicadores de valor agregado (utilizados especificamente nos produtos e serviços da empresa).

Em conjunto, essas métricas criam uma visão abrangente sobre todos os aspectos da empresa. O gestor pode encontrar pontos que necessitam de melhorias com mais precisão. E desta forma, garantir que a empresa tenha o melhor funcionamento possível.

indicadores de desempenho

Devo acompanhar todos os indicadores?

Para aumentar a eficiência e aprimorar os resultados, não basta saber o que são indicadores de desempenho. É preciso entender quais são suas funções na empresa e acompanhá-los. Eles precisam estar alinhados com as estratégias do negócio. Caso contrário, corre-se o risco de acompanhar muitos números que não dizem nada e ajudam muito pouco.

Dessa forma, é importante fazer uma análise do momento que a empresa está passando e definir quais são os KPIs mais adequados para cada objetivo:

  • aumentar vendas;
  • diminuir desistência de compra;
  • reduzir rejeição da marca;
  • otimizar a logística;
  • tornar o ambiente de trabalho mais eficaz;
  • melhorar o retorno sobre investimento do marketing, entre outros.

Em vez de focar em muitos indicadores de desempenho, tenha em mente que o importante é focar em métricas-chave. Isso porque que não existe uma fórmula exata da quantidade de indicadores para cada organização.

Para que você possa ter um parâmetro inicial, sabe-se que as empresas que têm sucesso utilizam de 5 a 10 indicadores de desempenho. Eles são distribuídos entre as principais áreas e os processos do negócio, ou seja, aqueles que estão relacionados com a capacidade da empresa de realizar novas vendas. Assim, a companhia pode manter-se com um fluxo de trabalho mais inteligente e eficaz.

Como priorizar métricas mais importantes?

Para que a análise dos dados de indicadores seja mais eficaz, um dos pontos-chave é conseguir priorizar as métricas mais importantes. Isso reduz o tempo necessário para que o analista obtenha uma visão estratégica sobre a rotina do negócio. E, ao mesmo tempo, consiga avaliar os pontos-chave para que a companhia tenha melhores resultados em médio e longo prazos.

Para priorizar o uso de métricas corretamente, a empresa pode dividir os seus indicadores em duas categorias: de processos e de estratégia. Confira abaixo as características de cada uma:

Indicadores de estratégia

Esse tipo de métrica auxilia o gestor a analisar e identificar se os objetivos de médio e longo prazo da empresa serão atingidos dentro do tempo esperado. Em outras palavras, essa categoria de indicadores envolve todos os fatores que impactam diretamente na capacidade da empresa manter-se lucrativa.

Indicadores de processos

Os indicadores de processos são aqueles utilizados para avaliar como cada rotina interna está sendo executada. Em outras palavras, esse tipo de indicador mensura a qualidade dos processos internos e a performance da infraestrutura interna como um todo. Dessa forma, a companhia pode melhorar a sua cadeia operacional e atingir melhores resultados em médio e longo prazos.

Categorizando corretamente os dados, o negócio terá facilidade para encontrar os indicadores mais importantes para cada análise. Dessa forma os resultados são melhorados e a empresa pode manter-se mais inteligente e dinâmica.

Leve em consideração o perfil do negócio

Outro fator importante que o gestor deve considerar é o perfil do negócio. Cada setor conta com indicadores que são mais importantes para a área. Portanto, utilizar as métricas adequadas ao perfil da empresa é crucial para conquistar bons resultados.

A área de logística, por exemplo, tende a precisar das métricas que envolvem a entrega de produtos. Elas incluem o número de itens entregues, a aderência a prazos e o tempo médio de cada rota.

Aliados a fatores como o consumo de matéria-prima, esses indicadores demonstram ao gestor o que pode ser otimizado nessa área com mais precisão do que os indicadores relacionados ao sucesso das estratégias de vendas, por exemplo.

Já o setor de vendas deve utilizar indicadores relacionados a fatores como:

  • a conversão de clientes;
  • a taxa de cliques em e-mails marketing;
  • a fidelização de consumidores.

Eles criam uma visão abrangente sobre o perfil da empresa e como cada política pode influenciar nos seus lucros.

Como analisar os resultados dos indicadores?

Os indicadores de performance tornam-se eficazes à medida que a empresa passa a utilizá-los corretamente. Portanto, para que esses dados sejam utilizados de maneira estratégica, a companhia precisa filtrar resultados corretamente. Melhorar o direcionamento das suas políticas. E, assim, ter uma visualização mais eficaz sobre o que será necessário para atingir os objetivos esperados no médio e no longo prazo.

Para compreender como cada indicador pode auxiliar a empresa, um dos passos básicos é ter objetivos claros. Sem um bom direcionamento, analistas terão mais problemas para identificar quais são os indicadores mais importantes para cada processo de análise.

Os indicadores serão utilizados para qual objetivo? Aumentar vendas? Reduzir erros de produtividade? Melhorar a capacidade da companhia converter vendas em potencial? Saber a resposta para tais perguntas é algo fundamental.

Identifique os indicadores ideais

O ideal é que a empresa utilize apenas os indicadores mais adequados. O excesso de dados pode aumentar os ruídos que existem durante as análises, diminuindo sua precisão. Portanto, filtre bem os conteúdos para atingir melhores resultados.

Nesse sentido, quando a companhia quiser otimizar os seus processos por meio de indicadores, ela deve ter como base 3 conceitos:

  1. índices são os números que retratam a performance de um processo, política ou estratégia, ou seja, é o ponto principal da análise;
  2. metas são todos os objetivos da empresa e o que é necessário atingir para que o gestor considere que as rotinas conquistaram os objetivos esperados;
  3. limite de tolerância é o percentual de variação que a companhia tolera ao não atingir uma meta, ou seja, uma “margem de erro”.

Com isso em mente, será possível fazer um uso estratégico das informações extraídas com os indicadores de performance. A empresa poderá coletar as informações certas. E, ao mesmo tempo, fazer um uso mais inteligente de tudo o que estiver disponível no ambiente de trabalho.

Big data

Se o negócio tiver uma grande quantidade de informações, ele poderá investir em soluções de TI para tornar a análise de dados mais inteligente e precisa. O Big Data, por exemplo, tem conquistado um papel estratégico nesse sentido. Com essa ferramenta de TI, negócios conseguem otimizar os seus processos de análise de informações e gerar resultados inovadores.

O Big Data permite que uma quantidade muito maior de informações seja utilizada nos processos de análise. A empresa pode combinar fatores de diferentes áreas para compreender como todos os processos impactam nos resultados de médio e longo prazos. Fazendo com que ela tenha rotinas mais eficazes.

A previsão de tendências também passa a ter mais qualidade. Isso será crucial para que a empresa possa atingir melhores resultados em médio e longo prazos. Tudo por meio de um planejamento mais eficaz e capaz de colocar o negócio à frente de seus concorrentes.

Como usar os dados obtidos de forma estratégica?

Como apontamos, para que os indicadores de performance tenham um papel importante para o negócio, é preciso contar com as estratégias de análise adequadas. Além de conseguir definir indicadores adequados e filtrar informações com precisão, também é necessário saber aplicar os resultados das análises da melhor maneira possível.

Uma vez que os dados sejam levantados e os problemas sejam identificados, é importante criar um plano de ação. A empresa precisa avaliar o que é necessário fazer para solucionar as falhas rapidamente. E impedir que elas ocorram novamente.

O plano de ação precisa contar com o apoio de todos. Cada time deve trabalhar lado a lado com muita organização e planejamento para otimizar processos e evitar que o negócio mantenha estratégias de baixa performance.

Uma vez que as medidas corretivas tenham sido aplicadas, o gestor precisa avaliar continuamente o seu impacto. Isso ampliará a taxa de sucesso das abordagens utilizadas para empresa para eliminar os seus problemas. O gestor poderá identificar rapidamente o que deu certo e corrigir pequenos erros.

Considere contar com uma consultoria

A contratação de um serviço de consultoria também pode ser considerada. Com o apoio de profissionais externos, a companhia terá mais conhecimento para avaliar os dados. E, assim, identificar o que pode ser feito para atingir os resultados esperados.

Se necessário, mudanças nos indicadores também podem ser aplicadas. Adequando as suas métricas às mudanças do mercado, a companhia conseguirá manter um fluxo de trabalho com alta performance, em que os seus processos são otimizados continuamente por meio de uma análise bem estruturada e dinâmica. Dessa forma, o empreendimento se manterá alinhado com as tendências do seu setor e capaz de criar oportunidades de negócios sempre.

Ferramentas e tecnologias para ter mais produtividade

Para otimizar o ambiente de trabalho e tornar os times mais produtivos, a empresa pode utilizar uma série de ferramentas e tecnologias. Elas trazem mais flexibilidade para o ambiente de trabalho, reduzem o número de gargalos operacionais e tornam a gestão mais inteligente. Confira algumas soluções que a sua empresa pode empregar para tornar-se mais inteligente e eficaz!

Sistemas de gestão integrada

Os sistemas de gestão integrada, também conhecidos como ERP (sigla em inglês para Enterprise Resource Planning), são ferramentas utilizadas no ambiente corporativo para centralizar o acesso a dados do negócio.

Se forem bem utilizados, eles conseguem reduzir custos, melhorar o fluxo de trabalho e tornar processos mais eficazes. Dessa forma, a companhia tem menos dificuldades para atingir os resultados esperados e passa a ter uma política de gestão de processos mais inteligente.

Por meio dos sistemas de gestão, a empresa trabalha com mais integração. Os profissionais de marketing, por exemplo, terão mais capacidade para identificar a variação das vendas de cada produto. Dessa forma, a criação de campanhas de vendas torna-se mais precisa e lucrativa.

Otimize os recursos

Como consequência indireta, o planejamento de compra de matérias-primas também passa a ser mais eficaz. Por ter um planejamento de demanda por serviços e produtos mais preciso, os profissionais da área conseguem identificar com antecedência a quantidade exata de materiais que será necessária para manter o empreendimento funcional. Assim, os processos gerenciais poderão evitar mais facilmente o desperdício de recursos.

A área de logística também passa por ganhos com os sistemas de gestão. Indispensável para que a empresa possa fidelizar consumidores, a entrega de mercadorias merece uma atenção constante do empreendimento. Com o uso de sistemas de gestão integrada, essa área pode criar estratégias muito mais eficazes.

Por meio do ERP, os profissionais dessa área terão acesso a um conjunto muito maior de indicadores. Dados sobre rotas menos econômicas, uso de recursos operacionais e atrasos serão acessados rapidamente e de maneira integrada. Dessa forma, será mais fácil avaliar quais são as estratégias com o melhor custo-benefício e, ao mesmo tempo, as rotas que permitem a entrega de produtos com mais inteligência e performance.

A gestão de dados, fundamental para evitar erros e problemas operacionais, também é otimizada. Quando a companhia tem informações com mais integridade, o número de erros cai, gargalos operacionais passam a ser menos frequentes e o negócio consegue manter uma rotina mais inteligente. Além disso, o planejamento de todas as áreas passa a ser feito com mais precisão, evitando uma série de problemas.

Com menos gargalos e erros operacionais, a companhia melhora o uso dos seus recursos. Isso causará um efeito em cascata, com toda a cadeia operacional sendo mantida com alta performance e um custo operacional baixo. Assim, a empresa conseguirá obter mais capacidade para trabalhar com inteligência e criar novos investimentos estratégicos.

Computação na nuvem

A computação na nuvem pode ter um papel de destaque em empresas que buscam formas de ganhar mais produtividade e capacidade de atender a demandas externas. Essa tecnologia causou um grande impacto no ambiente corporativo ao longo dos últimos anos, reduzindo custos, dando mais mobilidade para profissionais e flexibilizando rotinas. Assim, empresas podem se tornar mais competitivas e oferecer serviços de melhor qualidade.

As soluções de cloud storage, por exemplo, reduzem o tempo necessário para a troca de arquivos. Os profissionais terão um local unificado para compartilhar dados importantes, gerando mais agilidade em projetos e rotinas diárias. Além disso, por evitarem mecanismos como serviços de e-mail, o envio e recebimento de documentos terá mais segurança e confiabilidade.

Ferramentas voltadas para o armazenamento de dados na nuvem também tornam times mais integrados. Como a troca de informações será mais ágil, a busca por soluções será mais rápida e inovadora. Isso impactará diretamente na qualidade do serviço prestado por todos os profissionais.

A criação de documentos ganha novos ares com a aquisição de softwares na nuvem. Cada área da empresa poderá criar documentos como relatórios e planilhas colaborativamente. Assim, conflitos são eliminados e o trabalho é feito com mais agilidade e qualidade.

O cloud computing é uma tecnologia que gera outros benefícios além da criação de mecanismos para tornar o ambiente mais ágil e produtivo. A possibilidade de acessar todas as soluções estratégicas da companhia em qualquer aparelho com acesso à web, por exemplo, dá mais mobilidade para todas as rotinas do empreendimento. Como consequência, políticas de home office e trabalho remoto serão incorporadas ao dia a dia da empresa com mais facilidade.

Ganhe produtividade

Podendo trabalhar em qualquer lugar, o tempo de resposta a demandas externas se torna muito menor. Profissionais não precisarão se deslocar para o seu local de trabalho para solucionar algum problema urgente.

Como as soluções da nuvem cobram apenas por aquilo que a empresa utiliza, o gestor também tem uma oportunidade para reduzir custos. O negócio pagará apenas pelos recursos utilizados por um período, evitando a necessidade de investir na manutenção de soluções que não sejam utilizadas naquele momento.

A escalabilidade operacional também se torna maior. Como a empresa poderá aumentar ou reduzir os recursos disponibilizados aos usuários a qualquer momento, as chances de um profissional enfrentar quedas de performance nas suas ferramentas de trabalho cai drasticamente. Isso é crucial para que os índices de produtividade das empresas se mantenham elevados mesmo em situações de alta demanda.

Em outras palavras, investir na nuvem pode ser uma solução estratégica para tornar o seu negócio mais competitivo e eficaz. A companhia poderá eliminar gastos, reduzir o tempo necessário para executar rotinas e manter o seu ambiente de trabalho mais integrado. Com uma cadeia operacional mais flexível, será mais fácil atingir os resultados esperados.

Internet das Coisas

Para ter uma cadeia operacional de alta performance, a empresa também deve investir em mecanismos que tornam o ambiente de trabalho mais inteligente. Com o apoio da tecnologia, o negócio consegue eliminar uma série de fatores que tornam a sua estrutura pouco eficaz e contribuem para a criação de gargalos operacionais. Nesse sentido, uma solução que pode ser implementada é o uso de dispositivos da Internet das Coisas.

Em uma indústria, por exemplo, sensores podem ser utilizados para detectar, por meio das variações em vibrações, problemas nas máquinas da cadeia operacional do negócio. Assim, os times de manutenção podem atuar com mais agilidade e evitar grandes interrupções no fluxo de trabalho.

Para os setores de logística, a Internet das Coisas cria oportunidades de otimizar o uso de recursos. Avaliando como acontece o gasto de matérias-primas em tempo real, o empreendimento consegue melhorar as suas rotinas e estratégias de entrega de produtos. Dessa forma, serão criadas mais oportunidades para investir em novas aplicações e soluções para as demandas internas.

Terceirização

A terceirização é uma das principais soluções para empresas que precisam flexibilizar o seu fluxo de trabalho. Com a possibilidade de contratar indiretamente profissionais, a companhia reduz custos, melhora a sua rotina e ganha mais agilidade para atender a demandas externas. Assim, é possível tornar-se mais competitivo sem ampliar os custos operacionais.

Em projetos internos, por exemplo, a terceirização dá ao negócio as bases para aumentar a sua força operacional rapidamente. Isso garante à companhia que qualquer iniciativa será executada no menor prazo possível, sem que ocorram interrupções ou problemas de performance. Além disso, os custos operacionais são mantidos baixos e a empresa poderá diminuir o tamanho da sua equipe sempre que necessário.

Em resumo, o apoio dos indicadores de desempenho torna a gestão de todos os processos da empresa mais eficaz e dinâmica. A companhia poderá avaliar quais fatores impactam nos resultados de forma mais abrangente e, ao mesmo tempo, identificar o que deve ser mudado com precisão. Consequentemente, a companhia poderá gerar melhores resultados no médio e no longo prazo por meio de serviços mais competitivos e alinhados com as demandas do mercado.

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Infográfico - Melhore sua performance com um sistema de gestão
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