Quando adotar a automação de processos na empresa? Descubra aqui!

É esperado que todo gestor procure, continuamente, formas de otimizar as rotinas que estão em sua responsabilidade no negócio. Utilizando indicadores, definindo metas e criando uma organização voltada para as demandas do mercado, empresas podem agilizar a execução das atividades, eliminar gargalos operacionais e ter uma performance maior por meio da automação de processos.

Para que a empresa atue de maneira estratégica, sabendo que os erros em sua cadeia operacional serão pouco frequentes e todos os profissionais poderão atender às demandas de clientes, o investimento na automação de processos é crucial. Ele permite que companhias consigam executar uma série de atividades sem a interação humana. E, assim, ter mais tempo para focar em processos relacionados ao seu core business.

Neste artigo, saiba mais sobre a automação de processos e quais são as suas vantagens. Vamos lá!

O que é a automação de processos?

A automação de processos empresariais é uma estratégia em que a empresa investe na integração de soluções de TI em suas tarefas diárias. Ela reduz a necessidade de pessoas interagirem diretamente com uma ferramenta para que um processo seja executado. Isso traz mais agilidade, segurança e menos erros para o negócio, uma vez que sistemas podem ser programados de maneira customizada.

Em outras palavras, o investimento na automação tem como foco tornar o ambiente corporativo mais eficaz, ágil e inteligente. Tudo isso utilizando a tecnologia como uma aliada para os mais diversos processos.

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Quais são as melhores práticas para a implementação da automação de processos?

A estruturação é o ponto inicial para que se alcance o sucesso na hora de realizar a implementação da automação de processos. Um detalhe importante é que isso precisa ser muito bem planejado, pois a automação de processos provoca mudanças consideráveis na organização interna da empresa.

Compreender as necessidades do negócio

Em primeiro lugar, é necessário verificar quais as necessidades do negócio em relação à automatização — ou seja, quais processos podem ser automatizados. A partir dessa análise, fica mais fácil entender quais as ferramentas que podem ser utilizadas para alcançar a eficiência operacional.

Mapear os processos

Em consequência do que foi dito logo acima, é vital que todos os processos sejam mapeados. Isso possibilita uma visão mais global do empreendimento e do fluxo de trabalho. Com isso, torna-se possível entender quais são as etapas sequenciais para a automatização.

Realizar seleções adequadas

Fazer escolhas acertadas que estejam em conformidade com as potencialidades e necessidades do seu negócio são fundamentais. Uma dica muito válida é analisar o respaldo e as recomendações que a provedora da solução tem no mercado. Dessa forma, fica mais fácil assegurar a capacidade da empresa em cumprir com os acordos e ajudar o seu negócio.

Nessa hora, vale até entrar em contato com outros concorrentes do mesmo nicho de atuação ou diferentes para verificar o que eles pensam a respeito da sua provedora de solução para automação.

Promover treinamentos

Por fim, treinar e capacitar a equipe para lidar com uma nova realidade (automatizada) é de extrema importância. Isso assegura que os resultados planejados vão de fato se concretizar, trazendo ganhos de produtividade e eficiência operacional. A comunicação é um fator muito importante. Por isso, a capacitação deve focar em ser completa e direcionada para as especificidades da solução escolhida.

Atualmente, com o avanço das tecnologias, tornou-se possível até mesmo a realização de treinamentos fora do ambiente de trabalho. Ou seja, de forma online, há a possibilidade de se repassar todas as informações necessárias e capacitar os colaboradores com as melhores práticas de mercado.

Quais erros devem ser evitados?

Após entender o que deve ser feito, fica muito mais prático compreender quais erros devem ser evitados. Afinal, escolher uma solução para automação de processos que não seja direcionada às especificidades da empresa é o maior erro que pode acontecer.

Além disso, não oferecer as instruções necessárias e treinar os colaboradores pode colocar toda a estratégia sob risco. Outro erro comum é escolher a ferramenta de uma empresa sem antes consultar o histórico e as características da implementadora. Assim, as chances de ter algum contratempo e prejuízos acabam sendo bem maiores.

É válido relatar que erros, muitas vezes, geram prejuízos reversíveis e alguns até irreversíveis. Nessa perspectiva, é preciso estar sempre atento às oportunidades e problemas que ocorrem no dia a dia de um negócio. Com isso, torna-se possível maximizar as potencialidades e, ao mesmo tempo, minimizar os riscos envolvidos.

Como a automação de processos beneficia o meu negócio?

A automação pode beneficiar uma empresa de diferentes maneiras: simplificar processos, agilizar rotinas e reduzir o número de erros são apenas alguns exemplos. Tais fatores auxiliam a empresa a ter um melhor uso dos seus recursos, pois é reduzido o tempo necessário para executar todas as pendências. Como consequência, os projetos e serviços do empreendimento ganham qualidade.

A empresa terá uma melhor noção da sua capacidade de manter-se aderente a determinados prazos. Além de criar uma cadeia operacional de alto nível de confiabilidade. No cenário atual, isso é um fator estratégico. As novas tecnologias e as demandas do mercado exigem de empreendimentos a capacidade de atuar com agilidade e precisão.

Erros tornam-se grandes prejuízos por reduzirem a produtividade e impactarem diretamente na entrega dos serviços. Portanto, a automação de serviços corporativos cria as condições para que o negócio tenha uma cadeia operacional capaz de lidar com diferentes desafios.

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Como saber qual é a hora de automatizar os processos internos

A automação de processos é um investimento estratégico. O gestor precisa conseguir identificar alguns sinais de que chegou a hora de colocá-lo em prática, visando gerar mais competitividade e melhor performance.

Existem alguns pontos que devem ser avaliados e que deixam clara a necessidade de buscar a automação. Normalmente, o primeiro problema que chama a atenção diz respeito ao excesso de erros que acontecem na cadeia produtiva. Podem estar relacionadas aos pedidos de matérias-primas feitos de modo equivocado, ordens de produção incorretas, planejamento do uso de equipamentos e da mão de obra realizado com insuficiência ou da incapacidade em realizar a previsão de demanda.

Quando esses problemas se tornam recorrentes, é bem provável que você esteja perdendo sua capacidade gerencial. Seja porque suas operações aumentaram de tamanho ou porque alguns parâmetros mudaram e suas tecnologias de controle não acompanharam essa evolução.

Operações gerenciais

Caso suas operações estejam sendo gerenciadas com base em indicadores de desempenho, isso ficará nítido. Será possível notar tendências de queda no que tange às métricas de tempos médios gastos em cada atividade, gastos excedentes com horas extras de colaboradores e perda geral na produtividade. Tudo isso é fruto da ineficiência nos processos e da falta de controle sobre as informações.

Se você não sabe identificar quais são as causas raiz dos problemas, ficará apagando incêndios e agindo constantemente para resolver os sintomas, sem eliminar as dificuldades de forma definitiva. Para ter uma base sólida e confiável que permita tomar decisões que tenham impacto real e melhorem o nível de seu negócio, é preciso modernizar as rotinas e estabelecer meios que, de fato, contribuam com todo esse desenvolvimento.

A automação de processos também é fundamental nos casos em que sua empresa apresenta certo grau de estabilidade nas operações, mas quer mudar de patamar. Para tanto, é importante apostar na inovação, encontrando alternativas que permitam escalar os serviços e ir ao encontro das expectativas dos clientes.

Colocando a automação em prática

É interessante iniciar identificando quais são as rotinas relacionadas com o core business da companhia. Elas devem ser prioridade e devem ser facilitadas por meio da automação. Seja com investimentos diretos, seja com a utilização da tecnologia em atividades-meio, como, por exemplo, algumas tarefas do RH ou da área Comercial, permitindo liberar recursos que podem ser direcionados para aquilo que realmente agrega valor.

Para implementar as ferramentas que contribuem para ganhos no nível de automação no ambiente corporativo, uma série de medidas devem ser tomadas. Um bom planejamento auxilia o negócio a escolher corretamente quais serviços serão automatizados e como isso ocorrerá. Com isso, o retorno sobre o investimento feito na automação de processos será mais elevado, assim como os ganhos obtidos.

Portanto, saiba identificar as necessidades do negócio:

  • quais são os maiores gargalos?
  • em qual área os erros ocorrem com maior frequência?
  • o que pode ser automatizado?
  • quais são as metas de médio e longo prazo da companhia?

A partir da resposta para essas perguntas é possível definir uma estratégia de investimentos em serviços que contribua para que o negócio consiga aumentar a automação de processos internos e tenha mais agilidade no seu dia a dia. Assim, a tecnologia será vista como uma parte estratégica de todo o empreendimento, contribuindo para erros serem menos frequentes e para a cadeia operacional ter um fluxo de trabalho mais ágil e eficaz.

Passos para implantação

Existem alguns passos que você deve seguir para ter sucesso nessa implantação. Claro, inicialmente você deve acertar na escolha dos processos que serão automatizados. Quando você está começando, pode ser natural querer automatizar tudo, mas nem sempre isso é correto. Muitas vezes, fazer isso com aqueles processos que são mais críticos já pode trazer os resultados que você espera.

É importante também avaliar muito bem as alternativas de automação. Escolher as ferramentas ou um fornecedor errado por trazer muita dor de cabeça e descrédito junto às equipes de trabalho. Quando os sistemas não funcionam como deveriam, os colaboradores tendem a executar as tarefas de maneira indevida, pois precisam entregar algo. A automação insuficiente ou feita para além das necessidades de seu negócio pode ser tão ruim quanto não automatizar.

Uma vez que tudo esteja claro, é fundamental restabelecer as metas, pois é esperado que o desempenho passe a atingir níveis superiores. Você deve ser bastante transparente na definição dos papéis e responsabilidades de cada pessoa, repensando toda a lógica de como as atividades são realizadas.

Ganhos para a empresa

A automação de processos, sem dúvidas, pode trazer ganhos para sua empresa. Ela permite buscar por diferenciais competitivos que são muito interessantes em seu mercado de atuação. Como a redução de custos ou a oferta de novos produtos. Investir nisso vem se tornando uma necessidade e os negócios que deixarem de lado essas possibilidades tendem a ser superados pela concorrência.

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