Como otimizar o setor de compras e alinhá-lo com o de estoques?

O setor de compras é um dos mais importantes dentro de uma empresa. Pois é por meio dele que são abastecidas as linhas de produção e são adquiridos insumos, muitas vezes, indispensáveis para o funcionamento da companhia.

Contudo, em muitas organizações, o setor de compras age como um gerador de custos. Uma vez que falta um alinhamento estratégico com o estoque, gerando aquisições desnecessárias ou falhando na determinação de quantidades.

Evite desperdícios

Mesmo sendo um setor estratégico dentro da empresa, essa negligência pode causar prejuízo e afetar diretamente os resultados de toda a organização. Já que a área representa boa parte dos custos totais de funcionamento de uma companhia.

Neste post, vamos trazer um guia simples e direto para ajudar você a alinhar de forma direta e eficiente o setor de compras junto ao estoque. Visando um trabalho em simbiose e maior eficácia por parte das duas áreas. Confira!

Otimização

O primeiro passo na hora de buscar por eficiência em seu setor de compras é buscar por pontos de otimização. Identificando quais são os principais problemas existentes dentro da área, que podem ser corrigidos.

Conheça o seu consumo

Na hora de melhorar a eficácia do seu setor de compras é preciso focar no seu consumo. E conhecer de forma detalhada quanto de cada item é necessário e em que momentos.

Afinal, não se pode sair realizando compras pré-programadas sem a real necessidade. Mesmo se tratando de produtos não perecíveis, pois essa atitude impactará o caixa da empresa.

O gestor deve analisar seu histórico de uso de materiais e entender como realmente se dá o seu consumo. Destinando para as compras, as receitas de forma adequada e garantindo a saúde financeira da empresa.

Defina necessidades de cada área

Mesmo que possa parecer uma dica um tanta quanto comum, a verdade é que boa parte dos administradores e, até mesmo, colaboradores que atuam dentro do setor de compra desconhecem as necessidades de cada uma das outras áreas.

Como nós poderíamos suprir uma demanda com qualidade e de forma consciente, se não dispomos do real volume dessa necessidade? É impossível controlar gastos desnecessários dessa forma.

Por conta disso, antes de tomar qualquer outra atitude de otimização ou gestão, o ideal é realizar um mapeamento completo das necessidades de cada um dos setores de sua empresa. Mesmo os que demandam apenas de insumos menores.

Defina objetivos e metas

O setor de compras é, dentro das organizações, geralmente, tratado de forma diferente. Não sendo exigido dos colaboradores que ali atuam, metas e objetivos claros acerca dos resultados esperados dessa área.

Esse é outro ponto de otimização, essencial para que o setor de compras possa evoluir e se alinhar não apenas com o controle de estoque, mas com todos os outros times da empresa. Afinal, uma organização deve manter uma simbiose entre todas as suas áreas.

Para isso, pode-se buscar informações de quanto cada departamento da empresa gasta hoje com insumos e outros tipos de materiais e entender se é possível minimizar esse custo.

Com esses dados em mãos, fica mais simples planejar uma redução nos gastos. E impor aos colaboradores do setor de compras, determinadas metas e objetivos a serem cumpridos, dividindo-os em curto e longo prazo.

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Controle os produtos de forma rigorosa

A compra de produtos é um custo para a empresa. Na verdade, pode ser a principal despesa dentro de uma organização. O que muitas vezes, leva o gestor a escolher por produtos mais baratos.

No entanto, é preciso lembrar que o barato sai caro. E dar mais atenção ao custo do que a qualidade dos seus insumos pode não ser uma boa ideia. Uma vez que isso pode impactar diretamente em seu produto final.

Por exemplo, no caso de sua empresa depender uma determinada máquina para operar, as peças dela serão essenciais para o funcionamento do negócio, sendo que escolher por insumos de má qualidade pode fazer com que a empresa deixe de produzir.

Por conta disso, um controle rigoroso de todos os produtos adquiridos por meio do setor de compras é uma das prioridades na otimização da área. Sempre buscando pela aquisição de bons insumos.

Controle os fornecedores e mantenha um relacionamento próximo

Os fornecedores são uma peça chave da eficácia do setor de compras. Uma vez que são eles que nos servem dos produtos que a empresa demanda e no momento em que ela necessita.

Por conta disso, a escolha de bons fornecedores também é um ponto crítico da gestão empresarial. Uma vez que caso o provedor não tenha capacidade de atender a uma demanda, isso pode ocasionar atrasos. E até mesmo a interrupção das suas operações.

É preciso lembrar que cada um de seus fornecedores funciona quase que como uma ramificação da empresa, sendo que, caso eles tenham problemas, esses problemas podem se estender para a sua organização.

Por conta disso, o ideal não é ficar preso a apenas um fornecedor, ou um pequeno grupo de parceiros. O que pode acabar sendo prejudicial na falta de um material. Pois é possível ter que adquirir os itens por um preço muito alto, ou sem qualidade, durante uma emergência.

Otimize o setor

Outra dica de otimização do setor é diversificar ao máximo a sua cadeia de suprimentos. Contando assim, com vários fornecedores de cada material. Pois, em caso da impossibilidade de algum deles, é possível contar diretamente com outro.

Manter um bom relacionamento com cada um de seus fornecedores também é uma boa ideia. Uma vez que eles podem informar para você que não poderão suprir uma determinada demanda dentro do prazo. Permitindo que você busque por alternativas em tempo hábil.

Capacite seus funcionários

O setor de compras é uma área estratégica dentro da empresa e como tal deve ser tratada com prioridade. Sendo assim, os colaboradores que nela atuam devem estar cientes de sua responsabilidade.

Além do alinhamento entre os objetivos da empresa e o setor, é preciso também que os colaboradores tenham uma visão clara do que se espera de seu trabalho e quais são seus objetivos e metas.

Para que todos a missão seja cumprida, o ideal é investir na capacitação de cada um dos trabalhadores que atua no setor de compras, visando um melhor aproveitamento.

Com isso, esses colaboradores se sentirão mais valorizados e poderão se tornar mais eficientes na hora de atuar. É preciso formar um profissional de compras, especializado na gestão de processos do setor.

Busque o máximo de informações

O poder de negociação de seu time de colaboradores está na capacidade de entender quais são os custos apresentados pelos seus fornecedores para determinar o preço de um certo insumo.

Com essas informações em mãos, é mais simples e prático negociar descontos ou melhores valores. Uma vez que você sabe se o preço cobrado é justo ou não, imaginando os custos e margem de lucro do fornecedor.

Além disso, manter o poder sobre essas informações garante que você não pagará mais caro por um determinado insumo. Por conta de uma explicação que não faz sentido real.

Entre os pontos que você deve analisar estão:

  • a sazonalidade,
  • composição,
  • transporte,
  • abundância.

Todos eles podem pesar na composição do preço final de seus fornecedores e conhecer essas variáveis pode lhe conceder poder de negociação.

Quando você apresenta esse conhecimento ao seu fornecedor, você demonstra que entende quais são os reais custos dele. E que não se dispõe a pagar um valor muito mais alto pelo produto em questão.

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Gestão

Tão importante quanto buscar formas de otimizar o setor de compras, manter uma gestão eficiente dessa equipe também é essencial para se obter sucesso na redução de custos desnecessários da área.

Alinhe a gestão de compras e estoque

Na hora de realizar um planejamento de recursos empresariais, o alinhamento entre o setor de compras e estoque é fundamental. Uma vez que um deles alimenta diretamente o outro e é responsável pelo seu sucesso.

Um dos principais problemas recorrentes dentro das organizações é a falta de comunicação entre esses dois setores. O que interfere diretamente no resultado de ambos.

A gestão de compras deve ter total consciência de todos os produtos que existem dentro do estoque da empresa. E um controle sobre a quantidade de cada um deles, solicitando essa informação sempre que julgar necessário.

Deve-se lembrar que, mesmo que os produtos em estoque sejam ativos, ou seja, possam ser convertidos em moeda corrente, eles representam um capital imobilizado.

O dinheiro investido em estoque, no momento em que ele se encontra armazenado, pode fazer falta ao caixa da empresa. Sendo que o ideal é manter os materiais armazenados em um nível mínimo para não comprometer o capital da organização.

Alinhamento dos setores é importante

O alinhamento entre os dois setores é fundamental para que a requisição de compra de itens ocorra nos momentos corretos e oportunos. Objetivando o suprimento de demandas e a não ocorrência de atrasos.

Produtos em excesso no estoque representam custos e riscos de perda. Uma vez que muitos insumos contam com prazos de validade e a falta de uso pode torná-los inapropriados, não trazendo retorno para o valor investido em sua compra e causando prejuízo.

Por outro lado, a falta de insumos também afeta diretamente a produtividade da empresa. Que pode acabar tendo de interromper suas operações, minimizando os lucros esperados.

O alinhamento entre os setores de compras e estoque nada mais é que a criação de uma cultura de trabalho em conjunto entre as duas áreas. Demonstrando que os resultados de cada uma está ligado diretamente a atuação da outra.

Analise as vendas realizadas

Quando falamos em realizar a gestão eficiente do setor de compras, uma das principais atitudes a serem tomadas é a análise das vendas realizadas pela empresa.

Um controle sobre esse histórico permite que o gestor e os colaboradores que atuam no setor, identifiquem quais são as mercadorias e produtos que têm um maior giro quais épocas podem influenciar nessa movimentação.

Essa análise também pode servir para entender diversos outros pontos fundamentais para a gestão do setor de compras como:

  • o total de pedidos realizados por mês,
  • qual o preço médio por item adquirido,
  • o valor pelo qual foi vendido,
  • e quais são os fornecedores ideais de cada mercadoria.

Por meio desses dados, pode-se traçar estratégias de atuação para a área de compras e projetar a quantidade de itens para cada departamento. Evitando aquisições em excesso ou falta de material.

Faça boas comparações de preços

Os valores gastos no setor de compra estão entre os principais custos de operação de uma organização. E por conta disso, comparar e negociar preços é outra atitude essencial para a eficiência dessa área.

O ideal, é criar um modelo de consulta de fornecedores. Podendo-se até mesmo adotar algum tipo de software de gestão que permita realizar consultas diretas com cada uma das empresas parceiras.

Conte com no mínimo três fornecedores para cada material ou serviços demandados para manter suas operações. Isso permite que a empresa possa diversificar, caso seja necessário, a compra de produtos.

Além disso, o preço, um dos principais itens na hora de fechar um pedido de compra, pode ser negociado com mais eficácia. Buscando um mix entre o valor do material e a qualidade.

Já no caso de contar com apenas um ou dois fornecedores, sua empresa estará em uma posição de desvantagem na hora de uma possível negociação. Além do que, na falta de um determinado produto, não haverá opções.

Outro ponto interessante em manter uma listagem de fornecedores para comparação de preços, é a possibilidade de negociar abatimentos e descontos. Apresentando os valores oferecidos pela concorrência.

Um bom controle de preços permite encontrar valores justos e prazos de pagamento mais favoráveis. Sem prejudicar a qualidade de seus produtos final e garantindo a não interrupção de sua produção.

Faça uma gestão dos pedidos de compra

A gestão dos pedidos de compra é outro ponto importante dentro do setor. Uma vez que não basta encontrar bons preços com qualidade, é necessário também fornecer os produtos dentro do prazo estabelecido.

Alguns fornecedores podem ser boas opções na hora de adquirir um material. Porém, têm dificuldades de entrega ou de cumprimento de prazos. Quando falamos em produção, um atraso pode prejudicar o resultado final de uma empresa.

Por conta disso, a gestão dos pedidos de compra e seus prazos também é algo fundamental para que o setor possa cumprir com seus objetivos e suprir todas as demandas da empresa.

Para isso, é preciso criar um processo bem definido que diminua a necessidade de compras com urgência. O que pode desqualificar alguns fornecedores, e focar na geração de requisições com antecedência.

Dessa forma, o setor de compras pode realizar um bom trabalho de análise e encontrar o melhor fornecedor na questão de preço, qualidade e prazo, sem prejudicar o resultado financeiro.

Centralize suas ações de compra

Hoje, é comum que as empresas mantenham mais de uma unidade para expandir suas ações pelo país. E até mesmo fora dele, buscando a diminuição de custos logísticos.

No entanto, descentralizar as ações de compra pode nem sempre ser uma boa ideia. Afinal, com pedidos menores junto aos fornecedores, também se perde, automaticamente, o poder de barganha.

Também se deve levar em consideração que determinados produtos podem ter uma grande variação de preço em cada região do país. E, muitas vezes, os custos de transportes compensam uma compra centralizada.

Além disso, o tempo de negociação e a equipe do setor de compras também diminui. Pois é apenas um processo por pedido para toda a empresa e não vários processos para cada filial.

Benefícios

Existem outros benefícios com a prática da centralização das ações de compra como um maior controle acerca dos gastos da empresa, mesmo as filiais mais distantes, permite uma maior economia de insumos. E garante uma visualização de quais unidades estão gastando mais.

O armazenamento e separação de mercadorias e matérias-primas no estoque também sofre uma diminuição de tempo, uma vez que a compra pode ser realizada em apenas um pedido. Porém a entrega pode ser realizada em vários locais pelo fornecedor.

Fique atento à sazonalidade

A sazonalidade é uma característica que implica no aumento de uma demanda em determinadas épocas. Assim como a escassez de alguns materiais também, sendo os motivos para que isso aconteça podem ser vários.

Para que o setor de compras seja realmente eficaz em suas ações, é preciso que o gestor não apenas esteja atento a essas mudanças, como também criar um planejamento que leve em consideração essa característica.

Para isso, trabalhar com um aumento de estoque gradual e pontual em determinadas épocas pode ser uma estratégia interessante para garantir que a organização não sofrerá com nenhuma escassez.

A melhor forma de criar uma previsão de como a sazonalidade afeta diretamente os insumos da empresa ou aumenta a demanda de consumidores acerca de seus produtos é uma análise de seu histórico de compras e de vendas.

Ao observar esses dados é possível entender quais são as principais épocas do ano em que a demanda por um determinado bem aumenta. Exigindo assim maior presença desse item no estoque da empresa.

Reduza seu ciclo de compra

Outra estratégia de gestão muito eficiente para garantir bons resultados e uma gestão eficaz do setor de compras é investir na redução do ciclo de aquisição de materiais.

A compra de algum produto ou insumo, passa por uma série de processos. Desde de a formulação do pedido, até o fechamento do negócio propriamente dito, e o recebimento do material.

Com o objetivo de diminuir os custos na aquisição de mercadorias e gerar uma maior eficiência desses processos, o ideal enxugar essas atividades, buscando clareza e transparência.

Sendo assim, os colaboradores de outras áreas, que são quem dependem diretamente das compras realizadas pela empresa para manter suas atividades, podem acompanhar todo o processo de forma simples.

Além disso, os fornecedores também ficam mais satisfeitos ao lidarem com uma menor burocracia na hora de vender para a sua empresa. Podendo ser até motivo de descontos e abatimentos, devido à facilidade de pagamento.

Monitore os seus indicadores

Todo gestor deve estar ciente de que apenas criar indicadores e metas e coletar dados não é o suficiente para obter resultados satisfatórios. É preciso manter um monitoramento constante para assegurar o alcance dos objetivos traçados.

Afinal, não adianta apenas utilizar-se de boas técnicas. Como as listadas ao longo deste post. Sem nenhum tipo de controle sobre o retorno alcançado, não se saberá o que funciona ou não para a sua empresa.

Além disso, o próprio progresso das estratégias postas em prática para melhorar a condição do setor de compras só pode ser observado por meio da escolha e acompanhamento dos indicadores.

Conforme o retorno positivo ou negativo de cada ação tomada, o gestor poderá realizar pequenas correções. Até que tudo esteja de acordo com aquilo que ele buscava no início de suas ações.

Todos os processos de compra e qualquer outro tipo de ação do setor, deve poder ser monitorado e mensurável em relação a custo e tempo. Facilitando a implementação de alterações caso necessário.

Tecnologia

A tecnologia é a principal aliada na hora de alinhar o setor de compras com o estoque. E muitas das dicas de otimização e gestão fornecidas ao longo do post só podem ser postas em prática de forma eficaz com o auxílio de um sistema de gestão integrada.

Existem vários fornecedores de ERP hoje no mercado e por conta disso, também é possível encontrar as mais diversas soluções, com ênfase em vários pontos da empresa como:

  • controle de estoque,
  • financeiro,
  • compras,
  • produção,
  • RH, entre outros.

Além disso, a computação em nuvem contribuiu para o surgimento de muitas ferramentas como essas. Já que permite que as empresas utilizem softwares de gestão robustos. Sem a necessidade de manter uma grande infraestrutura de TI.

Ao pensar em melhorar os resultados de seu setor de compras, a solução passa diretamente pela escolha de um bom ERP. Que seja capaz de atender a todas as suas demandas e alinhar essa área com os demais setores da organização.

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