SPED Fiscal: como preparar minha empresa

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é o processo de escrituração da Receita Federal. Seu objetivo é estabelecer a integração dos fiscos federal, estadual e municipal através de um padrão de compartilhamento de dados.

Responsável por reunir e integrar informações dos impostos e movimentações da empresa por meio de um padrão de compartilhamento, o SPED Fiscal também é conhecido como Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Esta é uma etapa do SPED cuja entrega é obrigatória e anual para boa parte das empresas brasileiras. 

De forma resumida, o SPED traz mais agilidade para coletar informações fiscais, financeiras e contábeis da empresa e pode fazer isso através de um programa de gerenciamento de empresa. Quer saber o que a sua empresa precisa fazer para manter suas declarações fiscais em dia? Então, continue conosco aqui neste artigo: traremos mais informações!

Como funciona o SPED Fiscal?

Para o SPED Fiscal funcionar de maneira correta, cada empresa fica responsável por gerar um arquivo com o layout estabelecido em Ato COTEPE (Comissão Técnica Permanente) do Ministério da Fazenda. Essa ação deverá considerar sua própria base de dados fiscais e outras informações de interesse do fisco.

Tais informações devem ser enviadas mensalmente através do sistema SPED e são compostas por impostos apurados no período de dados que podem influenciar na base do cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL).

É válido ressaltar ser dever do próprio contribuinte a atividade de extrair os dados do seu sistema de gestão e enviá-los ao processo de importação e conferência para o PVA (Programa Validador e Assinador), fornecido pela Receita Federal.

Para realizar essa ação da maneira correta e automatizada, é necessário baixar e instalar o programa JAVA. No caso das empresas que não possuem sistemas de gestão, também há a possibilidade de imputar os dados manualmente.

O que é o Bloco K do SPED Fiscal?

O Bloco K, que deve ser apresentado no SPED Fiscal, é uma versão digital do Livro de Controle de Produção e Estoque, onde todas as indústrias que oferecem serviços similares estão enquadradas. Isso significa que todas essas empresas deverão apresentar seus relatórios referentes ao tema no SPED Fiscal.

O objetivo da Receita Federal com o Bloco K é reduzir ou acabar de vez com a sonegação fiscal, que é uma fraude de violação direta às leis de procedimentos fiscais. Isso porque ele traz a possibilidade de que todas as empresas apresentem controles precisos, evitando multas e outros problemas com o fisco.

Resumidamente, o Bloco K é uma possibilidade para que as indústrias apresentem, mensalmente, informações que dizem respeito à produção, gastos com insumos e registro do estoque escriturado, conforme as leis.

O que informar no Bloco K do SPED Fiscal?

Mensalmente, a empresa deve preencher as informações de produção, de consumo de insumos e de estoque escriturado. Assim, o objetivo do Bloco K na Escrituração Fiscal Digital é registrar todos os dados relacionados à produção e ao estoque de produtos

Dentre as informações requeridas pelo Bloco K do SPED Fiscal estão a quantidade produzida e consumida pela indústria e por terceiros e as movimentações internas de estoque que não estejam diretamente relacionados à produção

Também podemos citar como dados relacionados e exigidos pelo Bloco K os materiais de propriedade da empresa em seu poder e no poder de terceiros. Assim como a lista de materiais de todos os produtos que são fabricados diretamente ou por terceirização.

Como minha indústria precisa se adequar ao Bloco K?

Informações relacionadas ao processo produtivo da própria indústria são insumos necessários para adequação e gestão das obrigações fiscais. Para muitas indústrias, a implementação desse processo pode trazer inúmeros desafios. 

Isso acontece pela necessidade de adequar o processo de produção e de estoque para disponibilizar essas informações para o fisco. Diante desse cenário, surge uma busca mais volumosa pelos sistemas de gestão como uma maneira de trazer automatização desses dados e oferecê-los com mais facilidade e autonomia à Receita Federal.

Um sistema de gestão ou ERP (Enterprise Resource Planning) corresponde de maneira direta a essa necessidade de adequação das indústrias no oferecimento dessas informações. Isso acontece porque se trata de um sistema capaz de automatizar as tarefas, reduzindo a necessidade de trabalho manual e otimizando todo o processo para o SPED Fiscal.

Minha indústria já está preparada?

Para saber se a sua indústria está pronta para se adaptar ao sistema SPED e cumprir as exigências legais, alguns pontos necessitam de desenvolvimento. Caso isso não seja possível, algumas rotinas do negócio devem mudar e se adaptar à nova realidade.

O primeiro ponto diz respeito à conferência de dados que serão enviados ao sistema com o intuito de verificar se as informações precisam de alguma adaptação. Essa ação também visa verificar se a empresa está realmente preparada para se adaptar ao sistema.

Outra questão que precisa ser considerada diz respeito à tecnologia e à existência de sistemas de gestão. Alguns deles, são capazes de trazer automatização ao processo de apuração e envio de dados. Assim, os deveres podem ser realizados dentro do prazo, evitando o gasto desnecessário de tempo e reduzindo os erros.

Finalmente, para que uma indústria responda positivamente às normas, é necessária a implementação de serviços contábeis. Esse tipo de atividade ajuda o processo do SPED Fiscal a ser realizado de forma correta, o que é essencial para que não surjam problemas relacionados aos processos com a Receita Federal.

Como um software pode auxiliar na gestão das obrigações fiscais?

Um software ERP ou um sistema de gestão industrial pode auxiliar na gestão das obrigações fiscais otimizando os processos relacionados. Ele ajuda a indústria a se adequar por meio da automatização, reduzindo erros e a quantidade de tempo empregado na execução de tarefas como essa, de cumprimento das obrigações com o fisco.

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