6 ferramentas de gestão que toda empresa deve usar

Todos os dias, as pessoas são tomadas por várias ideias, como a oportunidade de lançar no mercado um produto ou serviço inovador. Assim sendo, em tempos de transformação digital, os verdadeiros empreendedores não sentem medo de se aventurar em um mercado tão competitivo.

Por sua vez, obtêm sucesso aqueles que planejam cada fator influenciador de decisão. É justamente por isso que foram criadas as ferramentas de gestão.

Afinal, a tomada de decisão é subsidiada por elas, as quais funcionam por meio de metodologias que possibilitam aos gestores a visualização do contexto em que o negócio está inserido. Assim como todos os outros aspectos, tanto externos quanto internos, são capazes de influenciar os resultados do empreendimento.

Neste post completo sobre ferramentas de gestão, apresentamos o conceito, como operam e qual a importância de utilizar boas soluções, bem como as funcionalidades básicas, os benefícios, as 6 principais ferramentas e dicas para saber como escolher a mais adequada para o seu negócio. Boa leitura!

O que são ferramentas de gestão?

As empresas que desejam obter o resultado esperado precisam contar com instrumentos que viabilizem a execução dos seus processos da maneira mais simplificada possível. Fundamentalmente, as ferramentas de gestão são os meios que facilitam essas operações. Estamos falando de tornar possíveis ações como:

  • troca de informações com mais precisão entre os setores;
  • organização de tarefas;
  • eliminação de discrepâncias;
  • aumento de produtividade;
  • minimização de erros, entre outras.

Portanto, as ferramentas de gestão são aplicações que permitem implementar e controlar atividades cruciais ao desenvolvimento de qualquer tipo de negócio.

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Qual a importância de utilizar boas ferramentas de gestão?

As soluções de gestão são úteis a qualquer ramo de atividade e com o apoio delas é possível:

  • deliberar sobre oportunidades de negócio e novos investimentos;
  • mapear processos, eventos, produtos e pessoas;
  • verificar o desempenho de diversos agentes;
  • monitorar resultados;
  • acompanhar a evolução de ideias;
  • embasar estratégias etc.

Quais as principais ferramentas de gestão encontradas no mercado?

Listamos abaixo as 6 principais ferramentas que qualquer indústria que almeja obter sucesso deve considerar. Confira!

1. Análise SWOT

Para abrir a lista, um recurso bastante utilizado para dar apoio ao planejamento estratégico é a análise SWOT. A expressão é o acrônimo das seguintes palavras em inglês:

  • Strengths (Forças);
  • Weaknesses (Fraquezas);
  • Opportunities (Oportunidades);
  • Threats (Ameaças).

Por isso, com essa solução, é possível conhecer o negócio com mais profundidade e fazer uma análise criteriosa do contexto em que seu empreendimento está inserido.

Além do mais, a análise SWOT é um instrumento que mapeia os pontos fortes e fracos da empresa, colaborando para contornar riscos e ameaças, como falta de fornecedores, concorrência, barreiras econômicas etc; e também para ampliar as chances de sucesso.

2. Matriz BCG

O nome BCG foi dado devido à consultoria criadora dessa matriz — Boston Consulting Group —, em que trabalhava o inventor desse modelo, Bruce Handerson. Assim, a proposta é fazer um estudo embasado no market share (participação de mercado).

Nesse sentido, o exame do grupo de produtos ou serviços que a marca oferece possibilita a formulação de suas estratégias de ação. Diante disso, os principais tipos de resultados ou fontes de receita que a matriz BCG conceitua são os que você verá logo abaixo.

Estrela

São aqueles produtos ou serviços com uma taxa elevada de crescimento, alta participação no mercado e enorme potencial de rentabilidade. Embora exija muito investimento, a Estrela vale a dedicação por parte da organização, visto que vive o período de ascensão dentro da curva de análise.

Vaca leiteira

Esses são produtos ou serviços que têm uma alta lucratividade, mas se encontram em um mercado que parou de crescer. Eles contam com pequenas taxas de crescimento, no entanto, pelo fato de darem dinheiro e produzirem com naturalidade, não demandam maiores investimentos.

Ponto de interrogação

Neste caso, estamos falando de um mercado em que a empresa está entrando que é bastante promissor, ou seja, com alto potencial de crescimento. Por isso, é preciso alocar muitos recursos e fazer investimentos, entretanto, o retorno dessa aplicação ainda é algo incerto.

Ao apostar seu capital em um produto ou serviço dessa classificação, o empreendimento deve ter como meta alcançar o patamar de Estrela ou Vaca Leiteira.

Abacaxi ou Mascote

Aqui, trata-se de um produto ou serviço que já conquistou o seu ponto máximo de lucratividade e ainda demanda grandes esforços e um certo investimento, mesmo sem maiores perspectivas de vendas.

Como o abacaxi não produz mais o suficiente para justificar todo esse gasto de energia por parte da marca, vale a pena considerar a descontinuidade desse item e uma oportuna atualização do portfólio.

Vários modelos de negócios, produtos ou serviços têm um ciclo de vida que percorre os quatro quadrantes dessa matriz, partindo do Ponto de Interrogação e chegando à Estrela.

3. Ciclo PDCA

Se existe algum cuidado bastante relevante que deve fazer parte da rotina de todo gestor é a otimização das atividades corporativas. Afinal, a marca que está atenta a esse fator consegue identificar efetivamente os pontos críticos, promover uma melhoria contínua nos fluxos de trabalho e manter o empreendimento alinhado às demandas identificadas após a análise de mercado.

Além de tudo isso, o nível de competitividade do negócio se mantém elevado. Nesse sentido, o ciclo PDCA, termo em inglês que remete a “Plan, Do, Check and Act”, é tido como uma ferramenta de gestão orientada para a promoção da melhoria contínua dos processos de uma empresa por meio de quatro aspectos: planejar, fazer, checar e agir.

Mais do que focar na solução do problema, a ideia é identificar e entender quais são os motivos geradores do desvio e atacar os fatores que provocam a falha. Ao identificar o problema, a intervenção pode ser realizada. A partir disso, é possível verificar ou não sua eficácia e ajustá-la, se for necessário.

A verdade é que o PDCA é uma filosofia de melhoria contínua, pois a partir do momento que um ciclo é concluído, um outro começa e assim sucessivamente até que um nível mínimo de qualidade seja atingido e que as expectativas do cliente sejam atendidas.

De fato, essa dinâmica torna a organização dos processos mais eficiente ao longo do tempo. Isso porque a empresa sempre executará ações que permitam e facilitem a melhoria dos seus fluxos de trabalho e que mantenham o seu nível de eficiência alto.

4. Canvas

A proposta da solução Canvas é proporcionar uma gestão de projetos com planejamento e execução a partir de um modelo colaborativo. Em outras palavras, é uma ferramenta que promove e incentiva a participação direta das partes envolvidas em uma iniciativa.

Assim, o já conhecido Project Model Canvas (PMC) tem conquistado a aceitação de organizações de todos os portes. Instrumento de gestão elaborado pelo professor José Finocchio, é baseado na Business Model Generation (BMG), metodologia proposta por Alexander Osterwalder.

Trata-se de uma ferramenta visual que permite o planejamento do projeto inteiro em apenas um documento de uma só página. Nesse sentido, a simplicidade da metodologia parte do princípio de que a criação de um novo projeto deve estar norteada pelas seguintes perguntas:

  • Por quê?
  • O quê?
  • Quem?
  • Como?
  • Quando?
  • Quanto?

Portanto, as respostas a essas questões servem de base para o ponto de partida da criação do diagrama de Canvas, o qual mantém a equipe focada em metas mensuráveis, as quais levam a objetivos maiores, e aprimora a representação visual de todo o projeto, tornando a compreensão de cada uma das etapas bem mais otimizada.

Por fim, as organizações que têm dificuldade de elaborar um plano de projeto são beneficiadas por esse caráter intuitivo da metodologia.

5. Plano de negócios

A primeira e talvez a mais importante das ferramentas a serem aplicadas em uma indústria é o plano de negócios. Afinal, ele detalha de forma simples e prática o objetivo da marca.

Nesse caso, é importante não confundir o conceito de plano de negócios com o de modelo de negócios, sendo que a grande diferença é que o primeiro detalha passo a passo o objetivo do empreendimento e o segundo, por sua vez, define a visão, os valores da empresa, o conceito etc.

Portanto, o plano de negócio tem como propósito descrever os objetivos almejados pela organização e quais os passos necessários para conquistá-los, além de benefícios como:

  • minimização de riscos e incertezas do negócio;
  • melhor entendimento das variáveis da indústria;
  • estruturação do funcionamento da empresa;
  • definição mais facilitada da estrutura e dos responsáveis de cada setor.

6. ERP

Até pouco tempo, os softwares ERP só estavam acessíveis a grandes indústrias e eram caríssimos. A boa notícia é que, com a evolução do uso da tecnologia no mundo todo, essa realidade mudou. Agora, existem várias soluções ERPs acessíveis no mercado mesmo para indústrias de menor porte.

Estamos falando de sistemas que podem ser tanto instalados nos computadores do seu empreendimento quanto em servidores on-line na nuvem. Além disso, os principais objetivos dessa solução é organizar as informações do negócio de maneira centralizada e, assim, viabilizar a gestão do fluxo por toda a operação.

O ERP é um software de gestão para empresas que promove a integração de todos os processos e informações do negócio em um banco de dados centralizado. Ou seja, em vez de usar um sistema ou uma planilha para cada setor da sua indústria, você pode contar com o ERP para integrar todos os setores e áreas, entre outras vantagens, como:

  • acesso ágil e confiável a todas as informações da empresa;
  • possibilidade de tomar decisões baseadas em dados reais e centralizados;
  • otimização e ajuste de todos os setores e equipamentos da indústria.

Como escolher a ferramenta de gestão adequada para a sua empresa?

Agora que você já conheceu as principais ferramentas de gestão, cabe averiguar qual delas melhor se aplica ao contexto do seu modelo de negócio. Até porque, enquanto alguns desses instrumentos são evidenciados pelo apoio aos processos de qualidade, outros fazem mais sentido se forem utilizadas para o gerenciamento do projeto como um todo.

Também existem aqueles que podem ser aplicados apenas como uma forma de evitar riscos ou em conjunto. Diante disso, a fim de atender adequadamente a todas as suas necessidades, confira alguns passos para entender como escolher a ferramenta de gestão ideal.

Conheça os requisitos e objetivos do projeto

Esse é um dos aspectos mais importantes, pois, sabendo sobre as mínimas exigências do projeto e as suas metas, a liderança pode optar por uma ferramenta que seja verdadeiramente capaz de nortear um trabalho de qualidade em toda a rotina da empresa.

Uma vez que esses pontos estejam estabelecidos e definidos, faça uma boa análise de todas as ferramentas que podem ser adotadas pelo seu empreendimento. Dessa forma, será possível encontrar alguma que será aplicada como solução estratégica para chegar aos seus objetivos.

Saiba mais sobre o perfil dos times

Esse é um aspecto bastante crítico. Afinal, saber qual é o perfil da equipe e das ferramentas que estarão disponíveis para a execução do projeto colabora para que a empresa não precise de uma solução que demanda muitos investimentos em uma nova adequação do ambiente de trabalho e treinamentos.

Ou seja, se você fizer uma minuciosa avaliação sobre esses fatores, seu negócio tem a chance de mostrar se a ferramenta de gestão será facilmente integrada à rotina dos gestores. Com isso, a indústria terá a chance de atingir resultados mais satisfatórios com mais agilidade.

Entenda quais são os limites de escopo de cada etapa

Ter em mente os limites de cada etapa possibilita à empresa uma distribuição de recursos de maneira mais correta, além de torná-la mais capaz de definir a ferramenta de gestão adequada.

Em outras palavras, conhecer o escopo representa uma forma de implementar uma política de gestão que consiga abranger todos os pontos do projeto. Como consequência, os gestores podem dar um foco maior naquilo que for crítico para os resultados de cada etapa.

Levante dados sobre os riscos existentes

Quando uma indústria tem uma completa noção sobre aspectos que demandam certa atenção no seu dia a dia e suas vulnerabilidades, não só é possível otimizar adequadamente o processo de produção e a cadeia operacional, como também fazer escolhas que sejam capazes de apresentar um resultado melhor.

Assim sendo, procure sempre levantar dados sobre os riscos que o negócio enfrentará em relação ao projeto e tenha domínio sobre cada fator que possa impedir o alcance dos objetivos.

Isso terá como consequência a possibilidade de que as ferramentas de gestão escolhidas sejam utilizadas como um meio de prevenir falhas, erros e situações indesejadas. Ou seja, a marca terá a oportunidade de fazer de sua decisão um mecanismo de criação do fator “confiabilidade” para o projeto.

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Quais os benefícios de escolher uma boa ferramenta de gestão?

As ferramentas de gestão são instrumentos que possibilitam, entre outras coisas, o lançamento de informações pertinentes à atividade da empresa em sistemas integrados para que sejam gerenciadas de maneira inteligente e automatizada. Na hora de escolher a mais adequada para o seu negócio, é preciso que você leve em consideração alguns benefícios. A seguir, veja quais são.

Tomada de decisão mais acertada

Por meio das ferramentas de gestão, é possível identificar setores que demandam mais investimento ou um controle maior, averiguar se há incompatibilidade de resultados com as estratégias estabelecidas, apurar as despesas e custos que podem ser reduzidos sem que afete a eficiência do processo produtivo, entre outras decisões importantes para o melhor desempenho do negócio.

Nesse sentido, também devido à Inteligência Artificial, um software de gestão integra com eficiência as informações e disponibiliza todas elas em relatórios, gráficos e tabelas personalizadas, viabilizando a uma análise mais detalhada de cada processo corporativo.

Além disso, elas fornecem dados e embasamento para o uso de outros instrumentos, como os indicadores de desempenho e rentabilidade KPIs (Key Performance Indicator), análise SWOT, matriz BCG, ciclo PDCA, que, como vimos, favorecem o gerenciamento eficaz da organização.

Comunicação mais estreita entre os departamentos

Por meio do Big Data, as ferramentas de gestão também permitem o acesso facilitado aos dados por todos os colaboradores. Estamos falando de informações que são agrupadas em apenas uma plataforma, instalada em dispositivos ligados em rede e aparelhos móveis conectados à internet. Essa plataforma integra as áreas de marketing, financeiro, contábil, gestão de pessoas, entre outras.

Obviamente, tudo isso simplifica e melhora o fluxo de trabalho, favorece a atualização em tempo real e aumenta a confiabilidade do conteúdo disponibilizado. Esses fatores representam vantagem inclusive para indústrias que têm vendas externas, visto que os vendedores têm a chance de acessar, por exemplo, o cadastro de clientes ou a tabela de preços da empresa atualizados.

Por isso, com informações precisas sobre todas os setores do empreendimento, os gestores ainda têm a chance de:

  • acompanhar, monitorar e planejar seu dia a dia com mais efetividade;
  • executar ações para reduzir despesas;
  • tentar diminuir impactos negativos de fatores externos;
  • potencializar mais as forças;
  • identificar melhores oportunidades em cada setor.

Redução de custos

A verdade é que a busca pela redução de custos é uma constante em qualquer empresa. Isso porque conseguir manter um processo enxuto significa, principalmente, obter margens de lucros melhores.

Com a implantação de ferramentas de gestão, essas despesas são constantemente monitoradas sem que a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos seja comprometida. Outro ponto relevante é que a mão de obra onerosa pode ser substituída pela automação. Assim, o tempo de análise e de trabalho são otimizados.

Além do mais, essa substituição promove o aumento da eficiência, algo que reduz automaticamente a necessidade de investimentos, elimina a manutenção de altos níveis de estoques, diminui o tempo necessário para a execução de tarefas, assim como abaixa o índice de desperdício de materiais.

Monitoramento facilitado

Monitorar as rotinas da indústria promove a correta alocação de recursos e define a mão de obra e tarefas por área. Também é possível acompanhar e controlar indicadores de desempenho como eficiência produtiva, taxas de ociosidade, entre outras ocorrências.

Da mesma forma, monitorar resultados também se trata de uma ação relevante para colaborar com o desenvolvimento de novas estratégias em busca da melhoria constante de toda a operação da empresa.

Prevenção de falhas

As ferramentas de gestão fornecem informações mais confiáveis para que sejam bem alinhadas com outros setores do negócio. Isso porque o fato de inserir dados no sistema somente uma vez reduz substancialmente a quantidade de processos manuais e, por consequência, diminui o índice de retrabalho e as falhas.

Até mesmo porque o retrabalho representa causa constante de ociosidade operacional. Afinal, por falta de atenção ou de conhecimento, executar a mesma atividade mais de uma vez aumenta o tanto custo quanto o tempo de produção.

Além disso, com a eficiência operacional que as ferramentas de gestão promovem, muitos erros são evitados, especialmente aqueles que têm relação com o processo de produção. Isso porque são de difícil controle e rastreamento devido à imprevisibilidade de demanda.

Por outro lado, essas soluções previnem também erros de gestão, cuja rotina é extremamente burocrática. Assim sendo, o alto fluxo de informação exige monitoramento constante do setor, papel que as ferramentas cumprem muito bem.

Eliminando esses aspectos negativos e com o ganho de eficiência operacional, os talentos do seu empreendimento terão que se preocupar bem menos com funções que não dizem respeito à sua qualificação profissional e estarão mais disponíveis para focar mais no core business da empresa.

Concluindo, obter êxito na tarefa de cuidar de projetos por meio de boas ferramentas é uma estratégia que permite à empresa a execução das etapas do processo dentro do padrão de qualidade esperado, além de evitar riscos e atingir melhores resultados tanto no médio quanto em longo prazo.

Para tornar tudo isso possível, a indústria deve contar com o apoio desse conjunto de ferramentas de gestão muito bem estruturadas e alinhadas com as suas demandas. Será com a colaboração dessas soluções que os times serão orientados a dispor de mais eficiência, fazendo com que sejam capazes de atingir os resultados esperados.

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